Assistant de Gestion H/F/D avec évolution au poste de R.A.F. FUSION METALLERIE

MISSION

Veille à l’équilibre économique d’une PME. Conseil auprès de la direction, engage sa responsabilité financière et est garant du respect des obligations légales

ACTIVITES PRINCIPALES

 

·          Activités Administratif :

o    Assure l’ouverture et l’enregistrement du dossier affaire y compris ses évolutions : marché, travaux supplémentaires et prévisionnels dans le logiciel de gestion d’affaires

o    Mise à jour des dossiers physiques : actes d’engagement, bons de commande, ordres de service, contrats, avenants, situations/factures, actes de cautionnement, décomptes généraux définitifs, procès-verbaux de réception, etc.

o    Vérifie que le dossier client est complet et conforme administrativement au niveau des pièces contractuelles

o    Gère administrativement les dossiers liés à la sous-traitance : rédaction des contrats, déclarations, agréments, paiements directs…

o    Assure l’ouverture, la tenue, le suivi des dossiers en contentieux juridique

o    Rédige les correspondances commerciales et administratives

o    Préparation des dossiers de candidature aux appels d’offres

o    Amélioration de l’outil informatique

o    Transmet sans délais à la direction toute information relative à la survenance d’un accident du travail

o    En lien avec les experts-comptables et le service juridique

o    Création des fiches affaires

 

·          Activités financières :

o    Etablit les factures, avoirs, mémoires et décomptes en tenant compte des clauses telles que les avances forfaitaires, actualisations, révisions de prix, dépôt sur Chorus

o    Enregistre les règlements clients avec imputation sur chantiers

o    Gère les cautions bancaires pour les avances forfaitaires, garanties à première demande, cautions fournisseurs, etc. (ouverture, mainlevée et restitution d’acompte, contrôle)

o    Met à jour le classeur des actes de cautionnement par entité

o    Mettre à jour les tableaux de demande de caution pour toutes les entités

o    Analyser les écarts eu égard aux prévisions mensuels en facturation client

o    Gère les relations et les relances clients avec les intervenants pour la validation des activités de facturation, des retour PV de réception et des levées de réserves

o    Enregistre les règlements clients (chèques, virement), les imputations, assure la relance client, informe les personnes concernées des litiges non détectés

o    Facturation Client

o    Point mensuel facturation Client

o    Etudes financier des projets Fusion

o    Suivi des prévisionnels des affaires

 

·          Activités Secondaires :

o    Gère les stocks de fournitures de bureau et leur renouvellement, s’assure de leur conformité aux besoins des salariés

o    Assure la transmission de l’expression des besoins aux prestataire intérim, la gestion des contrats de mise à disposition, le traitement, l’enregistrement des relevés des heures après validation des responsables de service, et en cas d’accident, l’information préalable auprès des prestataires intérim (sous24h)

o    Assure la mise à jour des pièces administratives des fournisseurs