Assistant-e Formation AFDAS

L'assistant(e) formation est l'interface des clients (entreprises/particuliers/organismes de formation) dans la gestion administrative de leurs projets emploi-formation. Il-elle est garant-e de la gestion administrative et financière des dossiers formation et assure l'instruction des demandes de prise en charge et leur paiement dans le respect de la législation, des décisions du Conseil d'administration et des processus métier établis. Il est le contact privilégié dans le cadre de la gestion des dossiers et travaille en proximité avec les Conseillers Emploi Formation de la Direction du Développement et du Réseau.

Vos missions :

Au sein de la Direction Nationale des Opérations de l'Afdas, basé-e à Paris, l'assistant-e formation se verra confier les missions suivantes :

- Réceptionner et vérifier la complétude et la conformité des demandes de prise en charge déposées par les entreprises adhérentes de l'Afdas depuis leur portail sécurisé en ligne ;

- Analyser et instruire les demandes dans le Système d'Information selon les procédures internes et la législation en vigueur puis mobiliser les financements dédiés ;

- Solliciter les entreprises et organismes de formation pour les données et pièces manquantes ; suivre les demandes et effectuer les relances le cas échéant ;

- Répondre aux sollicitations des clients et les renseigner sur l'état d'avancement de leurs dossiers ;

- Conseiller et renseigner les entreprises adhérentes en lien avec les conseillers emploi formation de l'Afdas;

- Effectuer le paiement des factures ;

- Rendre compte de son activité selon les modes de reporting en place ;

- Solliciter l'interlocuteur adéquat pour tout événement bloquant ou situation exceptionnelle ;

- Suivre les indicateurs clés et appliquer les plans d'action définis ;

- Contribuer à l'atteinte des objectifs de l'OPCO Afdas.

La collaboration inter-équipes étant essentielle, l'assistant-e formation peut être amené à intervenir ponctuellement sur d'autres départements de la Direction Nationale des Opérations développant ainsi l'acquisition de nouvelles compétences et favorisant la réussite collective.

Au-delà de votre diplôme, votre appétence pour la gestion administrative et les données chiffrées ainsi que votre bonne maîtrise de l'outil informatique et environnement numérique sont indispensables pour occuper le poste.

Vous justifiez d'une première expérience en gestion administrative, idéalement acquise dans un poste au sein d'un OPCO, organisme de formation ou d'une première expérience en entreprise (service RH et/ou formation).

Aptitudes professionnelles :

- Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'accueil et du service, votre capacité à travailler de façon collaborative et votre esprit d'équipe.
- Rigoureux(se), vous savez suivre et gérer vos priorités.
- A l'écoute des besoins de vos interlocuteurs, vous disposez d'un sens de la relation client et d'une aisance dans les échanges téléphoniques et rédactionnelles.

Il est indispensable pour ce poste de savoir utiliser l'outil informatique (pack office) et notamment Excel.

Au-delà des compétences métiers, nous recherchons un vrai esprit collaboratif, des capacités d'écoute et de services.

Enfin, votre connaissance de l'environnement OPCO est un réel plus.

L'Afdas est l'opérateur de compétences (Opco) de la culture, des industries créatives, des médias, de la communication, des télécommunications, du sport, du tourisme, des loisirs et du divertissement.

L'Opco fédère 31 branches qui représentent plus de 100 000 entreprises adhérentes et plus de 470 000 professionnels salariés et non-salariés singuliers (intermittents du spectacle et de l'audiovisuel, artistes-auteurs, journalistes de presse rémunérés à la pige, sportifs professionnels, sportifs de haut niveau, saisonniers des loisirs et du tourisme).

Les 3 grandes missions de l'Afdas :

- Observateur prospectif des métiers et veilleur stratégique des grandes tendances de formation, des habitudes formatives et des pratiques de recrutement.

- Ingénieur et designer de parcours emploi/formation avec le développement d'une offre de service « prêt-à-porter » et « sur-mesure » via l'expérimentation de projets innovants.

- Financeur des projets emploi/formation et de prestation de conseil RH via un processus d'optimisation financière.


Les 330 collaborateurs de l'Opco oeuvrent, au quotidien et sur l'ensemble du territoire, pour la professionnalisation des adhérents et ayants-droit, avec une culture servicielle profondément ancrée, un ADN historiquement tourné vers l'innovation sociale, et ce, en restant fidèle, depuis 1972 et plus de cinquante années d'existence, aux valeurs fondatrices de l'Afdas : proximité, expertise, engagement et bienveillance.

Vous souhaitez, vous aussi, contribuer à faire grandir les individus et à travers eux, l'ensemble des secteurs couverts par l'Opco...pour une société toujours plus culturelle, plus créative, plus touristique, plus sportive et plus divertissante ?

...Rejoignez l'Afdas !