Assistant Administratif (h/f) Iziwork

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Responsabilités principales

Secrétariat et tâches administratives

Fournir une assistance administrative proactive et opportune, organiser des réunions, filtrer les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements de nature courante dans les deux langues officielles, rédiger et envoyer de la correspondance de sa propre initiative ou sur instruction.
Fournir des documents d'information et de référence avant les réunions.
Aider à la gestion des flux d'informations. Anticiper les besoins, signaler les questions prioritaires nécessitant une attention immédiate et prendre l'initiative d'en assurer le suivi.
Veiller au respect des délais et recommander des actions de suivi.
Assurer la liaison interne au sein de la Direction.
Organiser les missions, y compris les logistiques (billets, hôtel), les demandes de visa ; gérer l'agenda de la mission et l'inscription aux événements ; traiter les ordres de mission et les liquidations de mission ; compiler les dossiers d'information et faire toute action de suivi nécessaire.
Préparer les contrats de prestation de services et veiller au respect des délais de paiement.
Assurer le transfert des éléments d'informations vers les systèmes de gestion et de partage des connaissances et de l'information (O.N.E. Secretariat, ONE Drive, MS Teams), en accordant une attention particulière au traitement des informations hautement sensibles et confidentielles.
Veiller à la disponibilité de fournitures de bureau.
Organisation de réunions et documentation

Contribuer à la préparation et à l'organisation des réunions (sur site, virtuelles, hybrides). Gérer l'ensemble des aspects logistiques (réservation de salles, restauration, listes de participants, badges, etc.).
Préparer les documents conformément aux formats normalisés de l'entreprise
Préparer les dossiers de documentation pour les réunions en utilisant les outils d'information de l'Organisation .
Contribuer à la préparation de présentations orales et écrites en élaborant et en révisant des présentations PowerPoint et des documents écrits.

Rythme de travail :

Rémunération : 15,00 € par heure
Avantages :

• 10% de prime de congés payés (CP), soit un salaire total brut de 16,50€
• Demandes d'acompte en 24h
• Un des meilleurs CET de France avec un taux d'intérêt de 10% par an
• Tous vos services dans une application
• Accès rapide à tous vos documents sur notre application
• Accompagnement de nos intérimaires tout au long de leur carrière avec notre service formation

Formation

Bon niveau d'études secondaires et expérience avérée du travail administratif et de secrétariat, acquise de préférence dans un environnement international.
Expérience professionnelle

Expérience pertinente du secrétariat ou des tâches administratives, acquise de préférence dans un cadre international. Une expérience du domaine juridique constituerait un avantage.
Bonne connaissance ou capacité à apprendre rapidement les règles et procédures administratives de l'Organisation, notamment en ce qui concerne les procédures à suivre pour l'organisation des réunions et des déplacements officiels.
Capacité à rédiger la correspondance courante dans les deux langues officielles.
Expérience de la gestion de demandes dans des délais stricts et capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression. Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.

iziwork valorise la diversité, l'égalité des chances et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées en fonction des aptitudes et compétences. Vos données personnelles sont traitées conformément à notre politique de confidentialité disponible sur notre site ou sur demande à ***** Vous pouvez exercer vos droits conformément au RGPD en suivant la procédure décrite dans celle-ci.

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Le versement de l'indemnité de congés payés (ICCP) se fait mensuellement.