Secrétaire de direction (H / F) (H/F) FOYER ODETTE WITKOWSKA

Vous souhaitez mettre votre polyvalence, votre sens de l'organisation et vos compétences administratives au service d'un projet humain et porteur de sens ? Le Centre Odette Witkowska recrute son/sa futur(e) Secrétaire de Direction (H/F) (statut non-cadre) dans le cadre d'un CDD à temps plein !

Rattaché(e) à la Direction générale et aux directions adjointes (bâtiment Accueil / Administratif), vous deviendrez un véritable pilier de notre organisation. Si vous recherchez un quotidien riche, varié et utile, où aucune journée ne se ressemble, cette opportunité est faite pour vous !

En rejoignant notre équipe pluridisciplinaire, vous intégrerez l'Association Valentin Haüy, acteur historique de la déficience visuelle depuis plus de 130 ans. Notre établissement regroupe des foyers d'hébergement et de vie, un domicile collectif, un SAVS ainsi qu'un ESAT. Ensemble, nous accompagnons des adultes non-voyants ou malvoyants avec troubles associés vers l'autonomie et la réalisation de leurs projets de vie.

Vos missions globales et responsabilités clés:

Directement rattaché(e) à la Direction, vous apporterez un soutien complet et transversal à l'ensemble des services supports à travers 5 grands axes :

1. Accueil & Image de marque
o Assurer un accueil physique et téléphonique chaleureux, fluide et professionnel (en lien avec l'assistante ESAT).
o Gérer le standard téléphonique, recueillir et transmettre efficacement les messages.

- 2. Support Administratif & Suivi de Facturation
o Réaliser la gestion complète du courrier entrant et sortant (affranchissement, LRAR, dépôts).
o Sécuriser et suivre le circuit de validation des factures du centre jusqu'à leur mise au paiement en comptabilité.
o Assurer la gestion administrative courante : rédactions, comptes-rendus, transcriptions pour l'accessibilité, saisies et gestion des archives (papier et numérique).
o Soutenir le suivi des dossiers usagers (sur le logiciel IMAGO) et les processus RH (planification, devis).
o Vérifier les notes de frais et gérer les inscriptions repas (via Octime / Elior).

- 3. Communication & Marque Employeur
o Coordonner la communication institutionnelle (flyers, affiches, journal interne, mails).
o Animer nos réseaux sociaux et mettre à jour le site internet ainsi que les annuaires internes et partenaires.
o Relayer les offres d'emploi sur le web et les réseaux en soutien à la RRH pour faire rayonner notre marque employeur.

- 4. Événementiel & Logistique
o Piloter et coordonner les événements institutionnels (Journées Portes Ouvertes, fêtes, événements internes/externes) au sein du comité dédié.
o Gérer la planification et la préparation des salles de réunion et formation.
o Gérer les achats validés et la distribution optimisée des consommables bureautiques.

- 5. Gestion de parc & Moyens généraux
o Assurer le suivi de la flotte automobile (cartes grises, Crit'Air, forfaits carburant, contraventions).
o Gérer la téléphonie mobile (attribution du matériel, suivi des consommations, négociations fournisseurs) et les accès WIFI résidents.
o Assurer le suivi administratif des logements loués (quittances, loyers, lien avec les régies et la maintenance) et des assurances RC.

Vos conditions & Cadre de travail:
- Type de contrat : CDD Temps plein (Remplacement pour arrêt maladie jusqu'au 27 novembre 2027), possiblement renouvelable.
- Rémunération : À partir de 2 248 € bruts/mois (hors prime décentralisée) - Grille CCN 1951 rénovée.
- Temps de travail : 35h par semaine sur 5 ou 4,5 jours (pause méridienne de 45 min).
- Horaires : Fixes, à définir ensemble à la prise de poste entre 08h30 (au plus tôt) et 17h30 (au plus tard).

- Avantages :

o 9 congés trimestriels en sus des congés payés.
o Restauration sur place, parking gratuit, bornes de recharge électrique, accès TCL.