ASSISTANT COMMERCIAL ET ADMINISTRATIF Groupe ATOLL

Assurer le secrétariat du service commercial (accueil, téléphone, relation clients…)

Créer les nouveaux comptes clients

Assurer le traitement, la saisie, la communication des délais et le suivi des commandes dans le cadre des conditions de vente et des règles définies par la société. Faire systématiquement la revue de commande, et envoyer l'accusé de réception de commande.

Assurer en direct la gestion des petits clients - moins de 1000 € de marge

Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données commerciales (Fichiers clients, devis…)

S'assurer de la crédibilité financière des commandes

Faire les devis pour les clients peinture

Mettre en place les livraisons avec les transporteurs tiers

Peut être amené à participer à des actions de relances commerciales

Communiquer les réclamations client et informer systématiquement le service qualité

Participer à la résolution des litiges clients

Effectuer la création des comptes clients dans la gestion commerciale

Proppser des suggestions d'amélioration

Participer à l'Amélioration continue

Assurer le lien avec les autres activités des autres processus

Contribuer à l'intégration de nouveaux arrivants

Participer à l'inventaire

Vous pouvez ponctuellement occuper certaines taches en admin transport/ facturation dans le cadre de remplacement

Accueil téléphonique

Accueil physique

Cotation transport

Cotation client (offre de prix), en collaboration avec le commercial

Création compte client

Saisie des commandes

Mise en place et suivi livraison

Vérification sortie entrepôt

Complétude du cut off

Validation factures transport

Préparation facturation client

Classement document client

Demande cotation/délai/dispo fournisseur

Envoie des PO

Suivi des PO (relance si necessaire)

Validation factures achat dans SAGE

Validation factures auprès du DAF

Gestion réclamations

Création fiche specifiques

PROFIL REQUIS

Diplôme ou formation équivalente : Bac +2 secrétariats ou niveau équivalent acquis par la pratique professionnelle

Expérience souhaitée : 3 ans dans la fonction

Compétences : Maitrise des outils informatiques, internet, messagerie, anglais, gestion administratives, logistique internationale, techniques de communications,

Savoir Être :

Sens de l'accueil, bon relationnel

Ponctualité, Assiduité

Sociabilité, communication

Esprit de responsabilité, Adaptabilité

Esprit initiative, motivation, anticipation

Rigueur, organisation, discrétion

Réactivité, souplesse, diplomatie et discrétion professionnelle

Veille au respect de la confidentialité dans le cadre des recherches d'informations extérieures

Savoir Faire :

Ecoute

Respect des principes de Qualité

Justifie des capacités techniques et fonctionnelles de sa fonction

Justifie des capacités organisationnelles de sa fonction

Fait preuve des initiatives nécessaires

Etablit des relations de travail efficaces en interne et avec les membres des autres services

CDD ou intérim évolutif CDI

35 heures hebdomadaires (possibles sur 4.5 jours)

Tickets restaurants, CESU, mutuelle, prévoyance

Salaire brut mensuel : 2400 à 2500 €

SES RESPONSABILITES

Assurer un contact de qualité avec les clients (téléphone, mail, comptoir…)

Assurer l'administration des ventes

S'assurer que les commerciaux et les autres services sont informés de manière précise et opportune de la situation courante du client

Être garant de l'image de marque de la société auprès des clients et des fournisseurs