Assistant administratif / Assistante administrative Recruteur partenaire

Bonjour, le GEIQ BTP HDF recherche pour l'un de ses adhérents un apprenti assistant administratif H/F :

Vos missions consisteront à :

1. Gestion administrative générale & Accueil

- Accueil physique et téléphonique : Réception des clients, des fournisseurs, des intervenants extérieurs et traitement des appels.
- Courrier et secrétariat : Gestion des e-mails, rédaction de courriers, comptes rendus de réunions, classements et archivage (numérique et papier).
- Logistique du bureau : Suivi des fournitures et gestion des plannings / agendas (directions, chargés d'affaires).

2. Suivi et préparation des chantiers

- Ouverture et création des dossiers : Enregistrement des nouvelles affaires dans l'ERP ou le logiciel de gestion de l'entreprise.
- Gestion de la sous-traitance : Rédaction des contrats de sous-traitance, vérification de la conformité des pièces légales (Kbis, attestations URSSAF, assurances décennales et responsabilités civiles).

3. Gestion financière, facturation et comptabilité

- Devis et commandes : Saisie et suivi des bons de commande, devis et avenants.
- Facturation : Préparation et émission des situations de travaux, métrés, factures clients et relances des impayés.
- Transmission comptable : Préparation et envoi des pièces justificatives au service comptabilité ou au cabinet externe.

4. Ressources Humaines (souvent en lien avec le terrain)

- Suivi du personnel : Relevé des heures / pointages des ouvriers et des intérimaires, gestion des congés et des absences.
- Dossiers du personnel : Préparation des éléments variables de paie et suivi des visites médicales ou formations (CACES, habilitations).