ASSISTANT ADMINISTRATIF FORMATION (H/F) Recruteur partenaire

Qui sommes-nous ?
Nous sommes un organisme de formation et CFA certifié Qualiopi, implanté en Gironde (Bruges, La Teste-de-Buch, Sainte-Foy-la-Grande, Coutras/Libourne). Nous formons aux métiers de l'aide à la personne, du médico-social et de la petite enfance. Notre conviction : la qualité de l'accueil et de l'accompagnement compte autant que le contenu pédagogique, et chacun doit avoir la chance de pouvoir faire la preuve de sa motivation et de son sérieux dans son projet professionnel.
Le poste:
Rattaché(e) à la direction et à la responsable de pôle, vous assurez le suivi administratif, logistique et relationnel des formations du pôle ADV: TP ADVF, DE AES, TP RCSAD, SST, AcP ASD et modules à destination des salariés (formation continue).
Vos missions:
- Suivi administratif des formations:
Constituer et mettre à jour les dossiers stagiaires et apprentis (inscriptions, conventions, contrats, émargements, attestations)
Assurer le suivi des financements et des dossiers auprès des financeurs (OPCO, France Travail, Région Nouvelle-Aquitaine, CD33, CPF.)
Préparer les dossiers de certification et de présentation aux jurys (DREETS, DEETS, INRS pour le SST.)
Contribuer au respect des exigences Qualiopi (traçabilité, indicateurs, classement)
- Organisation et logistique:
Gérer les plannings de formation, des formateurs et des salles
Préparer les supports, le matériel pédagogique et les sessions SST
Organiser les périodes en entreprise et le suivi des stages
- Accueil et accompagnement:
Accueillir, informer et orienter candidats, stagiaires, apprentis, entreprises et prescripteurs
Suivre l'assiduité, relancer les absences et alerter l'équipe pédagogique en cas de difficulté
Être l'interlocuteur(trice) des employeurs pour les modules salariés
- Gestion des aléas:
Traiter les imprévus (absence de formateur, changement de planning, situation délicate avec un stagiaire) avec calme et
réactivité
- Rédaction et coordination
Rédiger courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs
Faire circuler l'information entre l'équipe pédagogique, la direction, la comptabilité et les partenaires
Votre profil:
Formation en assistanat (CQP/Titre Assistant de formation, Titre Secrétaire assistant(e), BTS SAM ou équivalent) ou expérience significative en organisme de formation
La connaissance du secteur sanitaire et social, de l'apprentissage ou des financements de la formation est un vrai plus
Maîtrise des outils bureautiques (suite office, sharepoint, val software)
Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle
Qualités relationnelles, écoute et bienveillance envers des publics variés
Discrétion professionnelle