Assistant(e) de Direction / Office Manager en CDD long à Paris 9 F/H Recruteur partenaire

Vous souhaitez rejoindre une structure internationale exigeante, à taille humaine, où l'autonomie et le sens du service font la différence ?

Notre client, une structure internationale implantée à Paris, recherche son/sa futur(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, pour une durée approximative de 6 mois ou plus, avec un démarrage idéalement à la mi-octobre. Une période de transition et de formation avec la titulaire du poste est prévue avant son départ.

Véritable point de coordination, vous intervenez sur des missions variées :

Assistance de direction et support administratif et financier

• Gérer les agendas des associés et des équipes, organiser les réunions et coordonner les déplacements.
• Accueillir les visiteurs et assurer la coordination avec la réception, le bailleur, le gestionnaire de l'immeuble et le service de sécurité.
• Préparer et contrôler la qualité des présentations et documents.
• Gérer les signatures, classements et archivages.
• Collecter, contrôler et transmettre les factures et contrats à l'équipe Finance.
• Suivre les paiements fournisseurs et gérer les notes de frais des collaborateurs.

Déplacements professionnels

• Organiser les voyages d'affaires de A à Z : vols, hôtels, transferts, restaurants et salles de réunion.
• Coordonner les déplacements collectifs lors des réunions d'associés, séminaires et événements d'équipe.
• Gérer les demandes de visa et permis de travail.
• Négocier les tarifs corporate et maintenir un réseau de prestataires fiables.

Gestion des locaux, des équipements et des fournisseurs

• Gérer les commandes de fournitures, mobilier, boissons, snacks et produits d'entretien.
• Contrôler les espaces communs et coordonner les interventions de maintenance.
• Être l'interlocuteur principal du bailleur, du gestionnaire de l'immeuble et des prestataires.
• Organiser la gestion du courrier, des livraisons et du recyclage.

• Préparer les équipements et accès informatiques des nouveaux collaborateurs.
• Suivre l'état des équipements et des salles de réunion, notamment les systèmes de visioconférence.
• Gérer l'inventaire du matériel et coordonner les demandes avec le prestataire informatique.

Événementiel et communication

• Organiser et coordonner les séminaires, formations, événements internes, déjeuners d'équipe et activités de team building.
• Contribuer aux activités marketing : revues de presse et supports de communication.
• Coordonner l'envoi des cadeaux et cartes de vœux de fin d'année.

Ressources humaines et intégration

• Organiser l'arrivée des nouveaux collaborateurs et coordonner les départs.
• Tenir à jour les listes de contacts et les communications liées aux anniversaires.
• Soutenir l'équipe RH dans la logistique des recrutements.

Informations complémentaires

• Contrat : CDD temps plein de 6 à 7 mois.
• Date de début à définir selon vos disponibilités.
• Rémunération : 50 à 60 K€ brut annuel, selon profil et expérience.
• Télétravail : possible ponctuellement.

Intéressé(e) ? Postulez !

• Expérience confirmée (de plus de 4 ans) sur un poste d'office management ou d'assistanat de direction.
• Anglais courant (a minima un excellent B2), à l'écrit comme à l'oral.
• Organisé(e), rigoureux(se), discret(e) et autonome, avec un vrai sens du service et de l'initiative.
• Très bonnes qualités relationnelles et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
• Bonne maîtrise du Pack Office (Outlook, Word, PowerPoint).
• Idéalement disponible pour une période de transition avec la titulaire du poste, dès le mois d'octobre.

Dorothy Danahy SAS, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et de profils back office (Secrétariat Général, Office Manager, etc.) multilingues, accompagne notre client, une structure internationale implantée à Paris, à la recherche de son/sa futur(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager dans le cadre d'un remplacement de congé maternité.