ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FACTURATION H/F RAS Intérim

1. Accueil téléphonique et mails

Répondre aux appels entrants,

Traiter les mails entrants sur la boîte mail de l'entreprise,

Organiser les demandes d'intervention urgentes et en assurer le suivi.

2. Gestion du planning d'intervention

Établir et tenir à jour le planning des interventions,

Affecter les équipes et le matériel,

Informer le client de la date et de l'heure d'intervention.

3. Achats et sous-traitance

Consulter les fournisseurs pour obtenir les devis et délais,

Établir les bons de commande,

Réceptionner les commandes et contrôler la conformité de la livraison,

Rapprocher les factures aux bons de commande et autoriser le règlement.

Principaux fournisseurs et sous-traitants : Loueurs de matériels de chantier, Centres de traitement de déchets, Fournisseurs d'équipements et d'outillage.

4. Suivi des déchets

Gérer les acceptations de déchets en centres de traitement,

Editer les bordereaux de suivi de déchets,

Planifier les rendez-vous en centres de traitement,

Tenir à jour le registre des déchets,

Réaliser les déclarations annuelles.

5. Devis et bons d'intervention

Établir les devis simples de prestations d'assainissement, Exemple : Pompage de fosses septiques, débouchage de réseaux,

Vérifier et compléter les bons d'intervention, les remettre en forme et les envoyer aux clients.

6. Suivi des formations et des habilitations

Suivre les formations et les habilitations du personnel,

Contrôler les dates de validité et anticiper les renouvellements,

Organiser les sessions de renouvellement et les formations de montée en compétences.

7. Suivi du matériel

Assurer le suivi du matériel (Audits, Contrôles réglementaires),

Contrôler les dates de validité sur les équipements,

Organiser les opérations de contrôle et de maintenance.

8. Heures de travail et paie

Suivre et contrôler les feuilles de pointages des salariés,

Saisir les heures dans le logiciel et envoyer au gestionnaire de paie,

Contrôler et valider les bulletins de paie

9. Indicateurs HSSE et certification MASE

Suivre les indicateurs hygiène, sécurité, santé et environnement nécessaires à la certification MASE.

10. Administration du personnel

Assurer le suivi des visites médical et prise de rendez-vous,

Tenir à jour les dossiers du personnel et le registre,

Constituer les dossiers d'embauche : déclaration à l'URSSAF, médecine du travail, mutuelle.

Compétences et qualités attendues

De bonnes qualités relationnelles, au téléphone comme avec les équipes de terrain.

De la rigueur : les délais, les documents réglementaires et les dates de validité.

De l'autonomie : la personne travaille seule au bureau une partie de la journée.

De la polyvalence : le poste couvre l'exploitation, les achats et l'administratif.

La maîtrise des outils bureautiques courants.

La formation ADR 1.3 et l'accompagnement interne permettent de monter en compétences sur les aspects réglementaires et métiers.

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