Gestionnaire administratif / Gestionnaire administrative UNIVERSITE DE TOULON

L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et des instances (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.
Activités principales :
Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière
Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l'instance
Gérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procédures
Préparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l'état des documents et les diffuser
Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)
Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis ; contrôler les comptes rendus
Assurer l'archivage des pièces afférentes aux séances
Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique
Assurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)
Suivre et mettre en œuvre les différentes phases des procédures disciplinaires
Gestion des actes réglementaires et individuels
Appliquer la procédure d'édiction des actes individuels et réglementaires
Instruire les projets d'actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d'affaires juridiques de la DAJI
Assurer les mises en signature des actes et leurs mesures d'entrée en vigueur
Gestion administrative
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d'affaires juridiques de la DAJI
Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliser des extractions
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Diffuser l'information et participer à sa production
Assurer l'accueil et répondre aux demandes d'information en interne et en externe
Participer à la veille juridique
Appui aux élections
Participer à l'organisation des élections et au déroulement des élections
Participer au suivi des mandats des membres des conseils