Responsable du service de scolarité et du pôle enseignants (H/F) UNIVERSITE PARIS CITE

Sous l'autorité directe de la responsable administrative et en collaboration étroite avec l'équipe enseignante de l'UFR et sa Direction, le.la responsable du service de scolarité coordonne l'ensemble des missions et activités dédiées à la scolarité. Il.elle Encadre une équipe de 7 gestionnaires pédagogiques, met en oeuvre et assure le suivi des campagnes d'inscription, planifie et supervise les inscriptions pédagogiques, l'organisation des examens, la tenue des jurys, les plannings de cours et la
réservation des salles.
Parallèlement, la.le Responsable coordonne les services des enseignements et en assure le suivi.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Encadrer et former les 7 gestionnaires sur les évolutions du domaine
- Conduire les entretiens professionnels et contribuer à la professionnalisation des gestionnaires
- Procéder au recrutement, à la formation et à l'encadrement des CDD/saisonniers
- Organiser et contrôler les activités liées à la scolarité (IP, gestion des plannings, réservation des salles, MCC, élaboration des maquettes, brochures, examens, recours...). Veiller au respect du calendrier
- Assurer une veille juridique rigoureuse des actes liés à la scolarité
- Concevoir des tableaux de bord et recueillir les indicateurs nécessaires à l'évaluation des besoins de l'UFR (Budget, HCERES, etc.)
- Assister la RA dans le pilotage du service, en établissant des notes qui pourront servir d'appui à des interventions en CUFR, ou en la représentant.
- Coordonner les services des enseignements et en assurer le suivi
- Orienter et conseiller les enseignants- chercheurs concernant les actes administratifs liés à leur carrière.
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Maitriser les outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et être à l'aise avec l'appropriation de logiciels tels que APOGEE, ADE, OSE
- Avoir une expérience significative dans le domaine de la scolarité et en management d'équipe
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Accueillir et accompagner les publics dans leur parcours de formation
- Rédiger des documents d'information et de communication - très bon rédactionnel souhaité
Savoir-être - Compétences comportementales
- Avoir l'esprit d'initiative et pratique ; être réactif et apporter des solutions aux situations complexes
- Sens du relationnel et aimer le travail en équipe
- Sens de l'organisation et rigueur
- Capacité d'écoute et d'accompagnement