Assistant de direction / Office Manager F/H Recruteur partenaire

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc), recherche pour son client, une société internationale de gestion d'actifs immobiliers :

Un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager auprès deux Partners

Le bureau de Paris compte une dizaine de personnes.

Dans cet environnement exigeant, voici les missions qui vous sont confiées :

• L'organisation d'agendas complexes et mouvants des deux Partners
• L'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en anglais et en français
• La préparation de voyages (taxis / vols / hôtels) et déplacements en France et à l'international des Partners et de l'équipe
• L'organisation et la préparation de réunions, conférence calls, déjeuners et diners d'affaires avec des clients
• La préparation des salles de réunions (service hôtelier), commande des consommables, fourniture, paniers de fruits / boissons etc

- Le support administratif et la coordination de rendez-vous avec l'équipe

- Le suivi de la facturation et contrôle des paiements

- Le traitement des notes de frais des gérants, et des associés

- La coordination et l'organisation d'évènements internes (séminaires annuels, soirée de Noël, diners, etc)

- Onbording / offbording nouveaux collaborateurs, support administratif RH (mutuelle, médecine du travail etc)

A ce rôle d'Assistant(e) de direction, s'ajoute des missions d'Office Management.

Ainsi, pour l'équipe, vous assurez :

• La bonne tenue des locaux générale : vous avez le souci du détail et contrôler quotidiennement l'état des locaux : propreté, offre de services à disposition : boissons, fruits, snacks etc.
• La supervision des prestataires de services (société de ménage, intervenants IT, intervenant technique etc) dans le suivi des contrats en cours.
• L'approvisionnement du matériel bureautique et informatique.
• L'accueil des nouveaux collaborateurs (employés, stagiaires et prestataires réguliers) : gestion des arrivées, des accès, rencontre one/one avec l'équipe etc.

Cette liste de tâches n'est pas limitative.

L'anglais étant la langue de travail utilisée à l'oral comme à l'écrit, une maîtrise de la langue est plus que nécessaire.

CDD de mi-octobre 2026 à mi-mai 2027

Statut cadre

Paris 8ème

Rémunération 55k€/60k€ suivant profil

Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d'un ou plusieurs Managers dans le secteur du conseil ou l'environnement financier.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre capacité à débloquer des situations par vos prises d'initiatives. Vous êtes particulièrement proactif(ve) et efficace. Vous disposez d'une grande agilité, et d'un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de finesse. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et délivrez à vos interlocuteurs, un service d'excellence. Vous avez l'œil sur chaque détail, rien ne vous échappe.

À l'aise dans un environnement structuré hiérarchiquement mais agile, vous instaurez une relation de confiance avec chaque membre de l'équipe, et faites circuler un très bon esprit.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans une structure en développement. Vous filtrez avec intelligence et diplomatie les sollicitations internes ou externes. Vous disposez d'un excellent niveau d'anglais à l'écrit comme à l'oral et interagissez avec aisance.

Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous êtes à l'aise dans des structures à taille humaine.

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