Assistant régional (H/F) SIEGE SERVICES ADMINISTRATIFS

Dans le cadre d'un remplacement temporaire, nous recherchons un.e assistant.e de direction régional H/F, poste clé pour permettre à la responsable régionale et au comité exécutif régional d'animer le fonctionnement de la Croix-Rouge française en Occitanie.
Son objectif est d'assister la région ainsi que son responsable et/ou ses équipes dans l'organisation et l'optimisation de leurs activités administratives et logistiques.
MISSIONS ET ACTIVITÉS.
MISSION 1 GESTION ET LOGISTIQUE DE LA RÉGION
Assurer l'accueil téléphonique et physique
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, et orienter les interlocuteurs
Réceptionner, trier, traiter et diffuser le courrier et les courriels
Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions
Assurer le classement et l'archivage des documents internes
Gérer les commandes de fourniture, repas et autres prestations
Services généraux : Suivi des contrats des prestataires, participer à leur négociation et recherche de prestataires
Assurer le suivi des factures et leur mise en paiement, la gestion de la flotte automobile
MISSION 2 ASSISTER LE PDR ET LES ÉQUIPES RÉGIONALES DANS L'ORGANISATION DE L'ACTIVITÉ
Gérer l'organisation des déplacements du PDR
Rédiger des courriers/courriels, des comptes rendus de réunions, des synthèses, des notes et présentations
Alerter le PDR sur les échéances et prioriser les activités
Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision
MISSION 3 SOUTIEN À LA CIRCULATION DE L'INFORMATION SUR LA VIE DES ÉTABLISSEMENTS EN LIEN AVEC LES DT ET DE ET SUIVI DES INDICATEURS
D'ACTIVITÉS
Accompagner les projets et actions de la Croix Rouge française en région
Participer à l'élaboration et la rédaction de la communication régionale
Etablir le lien entre les différents acteurs de la CRf de la région
MISSION 4 ACCOMPAGNEMENT DES CSE DU PÉRIMÈTRE RÉGION
Assurer la préparation et l'assistanat des réunions CSE (Préparation des ODJ, préparation des documents de travail, suivi
des réunions, lien avec les élus, notes de frais des élus...)
MISSION 5 ORGANISATION ET SOUTIEN LOGISTIQUE DES RÉUNIONS ET SÉMINAIRES RÉGIONAUX
Organiser les évènements du périmètre régional : COMEX, Comités de proximité, assemblées régionales, événements
exceptionnels (Fabrique, etc.)
MISSION 6 MISSIONS COMPLÉMENTAIRES SUR L'ANIMATION DES CENTRES DE RESSOURCES EN PROXIMITÉ
Accompagner la rédaction des réponses aux appels à projet
Gestion administrative RH en appui des managers des salariés en délégation
COMPÉTENCES
Organiser et gérer les priorités
Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et l'environnement du
web
Elaborer et/ou suivre un budget
Capacités rédactionnelles
Rigueur et autonomie
Capacité d'adaptation

A la tête d'un important réseau de 600 établissements dans les secteurs sanitaire, médico-social, social, de l'enseignement et de la solidarité internationale, la Croix Rouge Française emploie plus de 18 000 salariés exerçant plus de 70 métiers.