Chargé (e) de projets (H/F) CIVIPOL

CHARGE(E) DE PROJETS JUNIOR GESTION DE PROJETS INTERNATIONAUX F/H
À propos de CIVIPOL :
CIVIPOL est l'opérateur de coopération technique à l'internationale du ministère de l'Intérieur. Société de droit privé investie d'une mission de service public, CIVIPOL met en œuvre des projets d'envergure partout dans le monde pour répondre aux grands défis de sécurité intérieure et de gouvernance des États partenaires. Nos projets sont majoritairement financés par des bailleurs de fonds multilatéraux, au premier rang desquels l'Union Européenne.
Contexte du recrutement :
Au sein du Pôle Migrations, Etat civil et RSS, et sous la responsabilité directe du Responsable de Projets Sénior, vous viendrez en appui quotidien sur le pilotage stratégique, contractuel et financier de projets d'envergure, en veillant à la bonne exécution des feuilles de route validées avec les bailleurs de fonds.
Activités principales :
1. Suivi de la mise en œuvre opérationnelle, stratégique et financière des projets (Cœur de mission)
Depuis le siège, en lien direct avec l'équipe sur le terrain en charge des activités sur place (composée notamment d'un chef de projet terrain et d'experts), vous appuyez le responsable de projet senior sur le pilotage de la bonne mise en œuvre des projets dans toutes leurs dimensions, notamment :
- Suivi de la feuille de route et du plan de travail : en lien étroit avec le RP senior, vous veiller au respect de la stratégie, de la méthodologie et des objectifs déterminés dans le contrat avec le bailleur de fonds (UE notamment). Vous contribuer à vérifier que les activités sur place sont mises en œuvre conformément au calendrier annuel validé et que les livrables qualitatifs et quantitatifs sont atteints.
- Suivi et planification budgétaire : Participer au suivi budgétaire du projet en lien avec le terrain, qui reste le garant de la création et du respect de la planification budgétaire : Vous aidez à analyser régulièrement la consommation des lignes budgétaires et contrôler l'utilisation des enveloppes (planifié vs. Réalisé etc.).
- Contrôle de conformité et respect des règles : Concevoir, mettre à jour et piloter les tableaux de suivi internes pour garantir, en lien avec l'assistant de projet, que l'ensemble des dépenses effectuées sur le terrain respectent scrupuleusement les règles financières de CIVIPOL et les procédures du bailleur. Vous assurez également le contrôle rigoureux des process en matière de passation des marchés et de contractualisation (avenants, contrats d'experts, marchés, etc.).
- Reporting financier: contribuer à la préparation et à la consolidation du reporting financier et budgétaire interne et externe dans le respect strict des délais fixés.
- Reporting narratif: Assurer la première relecture critique et participer à la finalisation des rapports narratifs rédigés par le chef de projet terrain avant leur transmission au bailleur.
- Animation du binôme Siège/Terrain : Faciliter la bonne circulation de l'information et à la coordination des relations avec le Chef de Projet Terrain et les experts. À ce titre, vous prenez en charge l'organisation logistique des réunions de suivi et assurez la rédaction ainsi que la diffusion systématique des comptes-rendus.
- Alerte et gestion des risques : Suivre l'état d'avancement des actions, identifier les points de blocage, les retards ou les risques financiers (surconsommation, sous-consommation, etc.), et en rendre compte au Responsable de Projets senior pour proposer des arbitrages ou des mesures correctives.
- Communication et relations institutionnelles : contribuer à la visibilité et aux activités de communication sur le projet, et participer au maintien d'une bonne circulation de l'information avec l'ensemble des parties prenantes (les experts, les services du Ministère de l'Intérieur français, les Ambassades de France dans les pays concernés.