Assistant(e) de Direction (H/F) LEYFA MEASUREMENT

L'entreprise
LEYFA Measurement est une PME innovante de 100 collaborateurs, créée en 2011 et intégrée au groupe SNCF depuis 2021.
Spécialisée dans la mesure et l'analyse des infrastructures ferroviaires, l'entreprise met son expertise en recherche et développement au service des exploitants et gestionnaires de réseaux, en proposant des solutions complètes autour de la géométrie de la voie et de son environnement.
Dans ce contexte de croissance et d'innovation continue, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) de Direction afin d'accompagner le Directeur Général dans ses missions quotidiennes et contribuer au bon fonctionnement de l'entreprise.
Le poste :
Véritable partenaire du Directeur Général, vous assurez un rôle clé dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités de la Direction.
Interface privilégiée entre la Direction, les équipes internes et les interlocuteurs du Groupe SNCF, vous contribuez à la fluidité des échanges, à la bonne préparation des instances de gouvernance et au suivi des dossiers stratégiques de l'entreprise.
Vos missions principales :
Assistanat de direction :
- Gérer l'agenda du Directeur Général (rendez-vous, réunions, déplacements, événements internes et externes) ;
- Organiser les déplacements professionnels en France et ponctuellement à l'international ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du Directeur Général ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents physiques et numériques ;
- Participer à l'organisation d'événements internes et externes (salons professionnels, événements d'entreprise, séminaires, anniversaires d'entreprise, etc.) ;
- Assurer les relations avec les différents interlocuteurs du Groupe SNCF ;
- Suivre les processus Groupe (contrôle interne, conformité, gouvernance...) ;
- Veiller à la mise à jour et au suivi de la documentation administrative.
Secrétariat des instances :
- Organiser les Comités de Direction et les Comités d'Administration ;
- Préparer les dossiers et supports nécessaires aux différentes instances ;
- Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus et procès-verbaux ;
- Formaliser les plans d'actions et en assurer le suivi ;
- Garantir l'archivage et la traçabilité des documents liés à la gouvernance de l'entreprise.
Gestion administrative du siège :
- Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier ;
- Tenir les registres de suivi du courrier entrant et sortant ;
- Gérer les commandes de cartes de visite et les abonnements professionnels ;
- Organiser l'accueil des visiteurs et la logistique des salles de réunion.
Missions complémentaires :
- Participer ponctuellement à la facturation clients en soutien de l'Administration des Ventes ;
- Apporter un support administratif à la préparation des dossiers d'appels d'offres ;
- Accompagner ponctuellement les Directeurs de Production, R&D et Technique dans certaines missions administratives.
Profil
Formation & expérience :
- Formation supérieure de niveau Bac +5 en management d'entreprise ou équivalent ;
- Expérience réussie de 4 à 5 ans minimum sur un poste similaire (alternance et stage pris en compte) ;
- Une expérience acquise au sein d'une PME en croissance ou d'un grand groupe sera particulièrement appréciée ;
- Une expérience en secrétariat de séance et gestion des instances est indispensable.
Compétences techniques :
- Excellentes qualités rédactionnelles et forte capacité de synthèse (une certification LE ROBERT ou VOLTAIRE sera appréciée) ;
- Très bonne maîtrise du Pack Office ;
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs ;
- Bon niveau d'anglais demandé (une certification TOEIC ou TOEFFL sera appréciée)
- Connaissance des environnements structurés et des processus de gouvernance.
Savoir-être :
- Discrétion, confidentialité et loyauté ;
- Sens aigu de l'organisation et rigueur ;
- Esprit d'initiative.