Assistant Gestion Administrative (H/F) MIND&GO

Dans le cadre du passage en retraite progressive d'une collaboratrice expérimentée et afin d'accompagner une forte croissance temporaire de l'activité, le groupe Mind and Go / DataCup recherche un(e) Assistant(e) Gestion Administrative et Achats à temps partiel. Vous intervenez sur des sujets variés et participez au bon fonctionnement de l'entreprise aux côtés du dirigeant.
Une période de travail en binôme permettra d'assurer une transmission progressive des connaissances et une prise en main du poste.
Vos missions :
Gestion administrative :
- Assurer la gestion administrative quotidienne du groupe
- Gérer les contrats, les abonnements et les relations avec les différents prestataires
- Assurer l'interface avec le cabinet comptable
- Rassembler, contrôler et transmettre les pièces nécessaires à la tenue de la comptabilité.
- Participer aux opérations de lettrage
- Suivre les notes de frais et préparer les éléments nécessaires aux clôtures et déclarations.
- Établir les fiches de paie via le TESE.
- Assurer le suivi administratif du personnel (visite médicale,...etc).
- Participer à la mise à jour des plans de prévention et des documents de sécurité.
Gestion des achats :
- Identifier et sélectionner les fournisseurs les plus adaptés aux besoins de l'entreprise.
- Rechercher de nouvelles sources d'approvisionnement et réaliser une veille fournisseurs.
- Demander, analyser et comparer les devis.
- Participer aux négociations tarifaires et optimiser les coûts d'achat.
- Passer les commandes et assurer leur suivi.
- Gérer les stocks et les approvisionnements.
- Choisir les modes de transport les plus adaptés en fonction des coûts, des délais et des contraintes.
- Coordonner les envois avec les transporteurs et assurer leur suivi.
- Optimiser les flux logistiques et anticiper les besoins.
Appui aux activités du groupe
- Accompagner le dirigeant et les différents responsables dans la gestion de leurs dossiers
- Collecter, consolider et analyser des données issues de différents outils.
- Participer au suivi administratif et financier des projets innovants et aux dossiers de financement (CII, appels à projets, etc.).
- Assurer le suivi des feuilles de temps, participer à l'élaboration des budgets et produire des tableaux de bord.
Profil recherché :
- Expérience confirmée dans des fonctions administratives et de gestion des achats.
- Excellente mémoire des dossiers et sens du suivi.
- Aptitude à traiter les urgences tout en faisant progresser les dossiers de fond.
- Goût pour la polyvalence et la diversité des missions.
- Niveau d'anglais A2-B1 serait un plus
Outils utilisés :
Tout le parc informatique du groupe Mind and Go / DataCup utilise des logiciels libres et open source (Linux, Odoo, LibreOffice, LibreCalc...etc). Une bonne aisance en informatique et la capacité à s'approprier de nouveaux outils sont donc indispensables.
Pourquoi nous rejoindre ?
- La richesse et la diversité des sujets traités à l'échelle du groupe Mind and Go / DataCup.
- Un environnement stimulant mêlant innovation, numérique et projets internationaux.
- Un poste central offrant une grande autonomie et une forte proximité avec la direction.
- Le groupe est labellisé Numérique Responsable