HOTE / HOTESSE D'ACCUEIL (H/F) LOISIRS EDUCATION CITOYENNETE GRAND SUD

Mouvement d'éducation populaire dont le projet éducatif repose sur la promotion des valeurs de la République et le principe fondamental de laïcité, LE&C Grand Sud accompagne près de 300 collectivités des territoires du grand sud dans la conception, la mise en œuvre et l'évaluation de leurs politiques éducatives.
L'hôte / L'hôtesse d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique au siège interrégional de LE&C Grand Sud. Il ou elle contribue à la bonne communication des services du siège entre eux et avec les tiers (partenaires, administrateurs, salariés.). Par son attitude, son sens de l'accueil et du service rendu, par sa présentation, il ou elle véhicule une image positive de LE&C et des valeurs portées par l'association.
Lieu de travail : Siège de LE&C - 7 rue Paul Mesplé à Toulouse
Horaires de travail : 2 postes à pourvoir, du lundi au vendredi, de 8h30 à 13h30 ou de 13h à 18h
Avantages : 7 semaines de CP, mutuelle prise en charge à 68%, CSE, prime annuelle...
MISSIONS :
- ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
-- Accueil physique des personnes se présentant à l'entrée et identification de leurs demandes ;
-- Gestion du standard téléphonique ;
-- Organisation de l'accueil lors des évènements ponctuels (panneau d'affichage, écran.) ;
-- Gestion des écrans à l'accueil (agenda du jour) et à l'espace convivialité (vidéos promotionnelles) ;
-- Contrôle de l'accès et de la circulation des personnes extérieures au sein des locaux ;
-- Maintien des bonnes conditions matérielles des espaces d'accueil et de convivialité ;
-- Fermeture des accès du bâtiment et du portail principal en fin de journée.
- TRAITEMENT DU COURRIER
-- Traitement du courrier électronique de la messagerie générale de l'association, réponse et transmission aux interlocuteurs concernés ;
-- Réception du courrier postal, des colis et des fournitures ;
-- Enregistrement, numérisation et tri du courrier entre les différents services à l'arrivée ;
-- Affranchissement du courrier au départ ;
-- Commande de bacs à la Poste pour l'affranchissement en nombre ;
-- Gestion de la machine à affranchir
- GESTION ADMINISTRATIVE
-- Gestion des codes Wifi à durée limitée ;
-- Réception et gestion des commandes en grand nombre des documents à destination des structures du réseau LE&C ;
-- Photocopieurs : relevé de la consommation des consommables des photocopieurs, commande de ramettes de papier, de cartouches d'encre, gestion des pannes, gestion du recyclage des cartouches ;
-- Participation à l'organisation matérielle des formations en lien avec LE&C Formation ;
-- Gestion des fiches de visite de maintenance des sociétés extérieures ;
-- Participation à l'archivage de documents plusieurs fois par an ;
-- Aide administrative pour les évènements du réseau ;
-- Prise de rendez-vous pour l'enlèvement des encombrants.
- GESTION DES VEHICULES DE SERVICE
-- Edition et suivi mensuel des carnets de bord des véhicules de service ;
-- Suivi et prise de rendez-vous pour les révisions, les réparations et les contrôles techniques ;
-- Mise à jour du logiciel de réservation pour indiquer les véhicules indisponibles ;
-- Mise à jour des pochettes véhicules, prise de rdv pour le nettoyage semestriel, commande de matériel.
PROFIL RECHERCHE
Compétences techniques : Connaissance des outils informatiques et bureautiques ; Techniques d'accueil et de communication ; Techniques de classement et d'archivage ; Capacités rédactionnelles et d'élocution
Savoir-être : Sens de l'organisation et de l'anticipation ; Sens de l'accueil, aisance relationnelle et capacité d'écoute ; Attitude positive ; Ponctualité, rigueur et autonomie ; Capacité d'adaptation ; Discrétion, tenu-e au devoir de réserve