Secretaire H/F Proman

MISSIONS PRINCIPALES

1. Accueil et gestion de l'information

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et équipes.
• Orienter les interlocuteurs et gérer les demandes courantes.
• Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement, envoi).

2. Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs : courriers, notes, comptes rendus, documents internes.
• Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers administratifs internes.
• Classer, archiver et organiser les documents dans le respect des procédures.
• Saisir et tenir à jour les informations dans les logiciels et outils internes.

3. Suivi et outils de gestion

• Créer, mettre à jour et analyser des tableaux de bord ou de suivi (planning, approvisionnements, avancement…).
• Participer à la préparation de documents liés aux chantiers (listes de personnel, documents sécurité, fiches administratives…).

4. Support aux équipes travaux

• Assister les conducteurs de travaux dans leurs démarches administratives (documents chantier, suivi des sous‑traitants, relances…).
• Soutenir le responsable d'agence dans la coordination administrative et la gestion quotidienne.

5. Appels d'offres et marchés publics (selon expérience)

• Participer à la constitution des dossiers administratifs pour les marchés publics.
• Vérifier les pièces exigées et assurer la complétude des dossiers avant envoi.
• Aider à la mise en forme et à l'assemblage des réponses à appels d'offres.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Aisance rédactionnelle et orthographe soignée.
• Rigueur dans le classement, la gestion documentaire et la saisie informatique.
• Connaissance des outils internes de gestion (ERP, logiciels chantiers) appréciée.
• Première expérience dans les marchés publics ou les appels d'offres : un véritable atout.

Compétences organisationnelles

• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle.
• Sens des priorités, autonomie et respect des délais.
• Méthodologie, précision et fiabilité.

Qualités personnelles

• Excellent relationnel, sens du service et esprit d'équipe.
• Discrétion, confidentialité et professionnalisme.
• Réactivité, dynamisme et adaptabilité.

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation : Bac à Bac+2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience : Expérience en secrétariat général ou administratif, idéalement dans les travaux publics, le bâtiment ou un environnement similaire.
• Atouts : Connaissance du fonctionnement des chantiers, des marchés publics ou des environnements techniques.
• Savoir-être : Polyvalence, sens du contact, organisation.