CHARGE DE MISSION ACHAT ET ADMINISTRATION GENERALE Ministère des Armées

Sous l'autorité de la cheffe de bureau, vous aurez pour mission d'assurer le suivi et la coordination des actions relatives aux services, selon les axes suivants :
•Clarification et formalisation des procédures d'achat : vous serez chargé(e) d'élaborer et de documenter les procédures d'achat au sein de l'application Chorus DA, en veillant à leur conformité et à leur efficacité.
•Animation de groupes de travail : vous organiserez et animerez des réunions de travail avec le prestataire de services, notamment sur les thématiques des « petites manutentions » et de l' hébergement», afin d'assurer une collaboration optimale.
•Suivi des échanges bilatéraux : vous assurerez le suivi des actions et propositions échangées avec le prestataire de services, en proposant des solutions adaptées pour répondre aux besoins du service.
•Gestion du cahier de facturation : vous suivrez les échanges relatifs au cahier de facturation et formaliserez, par le biais d'ordres de service, l'intégration des nouvelles recettes.
•Mise à jour et veille des fiches de prestation restauration : vous veillerez à la mise à jour régulière des fiches de prestation restauration dans le portail Balard, en assurant une veille active sur les évolutions et les besoins.
•Préparation des courriers administratifs : vous rédigerez et préparerez les courriers de mise en demeure et de réfaction, en collaboration avec votre hiérarchie.

Pour assurer avec succès les missions confiées, le candidat devra posséder les compétences et qualités suivantes :
•Compétences techniques :
- Maîtrise des techniques de gestion de projet, incluant la planification, le suivi et l'évaluation des actions.
- Expérience avérée en coordination d'équipe et en animation de groupes de travail.
- Capacité à analyser et interpréter des documents contractuels, ainsi qu'à en formaliser les procédures.
•Qualités personnelles et relationnelles :
- Esprit d'initiative : Autonomie et proactivité dans la résolution des problématiques rencontrées.
- Capacité d'analyse : Aptitude à identifier rapidement les enjeux juridiques et opérationnels, et à proposer des solutions adaptées.
- Adaptabilité : Flexibilité face aux évolutions des besoins et aux contraintes du contexte.
- Relationnel : Excellentes qualités de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, permettant un dialogue efficace avec les différents interlocuteurs (prestataires, hiérarchie, autres services).
- Compétences en négociation : Capacité à mener des discussions constructives et à trouver des compromis équilibrés.
- Force de proposition : Capacité à innover et à suggérer des améliorations pour optimiser les processus et les prestations.
- Rigueur et organisation : Méthodologie rigoureuse dans la gestion des dossiers et le respect des délais.
- Sens du service public : Engagement dans la mission et compréhension des enjeux liés à la gestion d'un site stratégique comme Balard.
Formation et expérience :
•Connaissance des spécificités des marchés publics et des procédures d'achat serait un atout.
Ce poste s'adresse à un professionnel rigoureux, doté d'un excellent relationnel et capable de s'adapter à un environnement exigeant et en constante évolution.
Vos différentes missions requièrent rigueur, organisation et un sens aigu du relationnel pour garantir le bon fonctionnement des services et la satisfaction des parties prenantes.