Secrétaire (H/F) CEN ACTION MEDICO SOCIAL PRECOCE SAVOIE

Le CAMSP de Savoie recrute dans le cadre de la PCO 73 0-12 ans (augmentation d'activité) :
Deux secrétaires (H/F) Postes situés à Chambéry CDI - 0,80 ETP Postes à pourvoir 20.04.2025 ou début mai 2026 maxi
Le CAMSP de Savoie accompagne selon divers modalités (CAMSP, PAICS ou PCO) des enfants tous types de handicap ou TND 0 à 12 ans.
Finalité du poste
Le (la) secrétaire assure, sous délégation du/de la coordinateur(trice), l'ensemble des tâches administratives et organisationnelles
liées à l'accueil, à la réception des demandes, à la constitution et à la saisie des dossiers des personnes orientées vers la
plateforme. Il/elle constitue le premier maillon de la chaîne de coordination et garantit la qualité et la fluidité de la prise en
charge administrative.
- Réception et accueil
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles et partenaires avec bienveillance et professionnalisme
Identifier et qualifier les demandes entrantes (urgence, nature de la demande, profil de l'usager)
Orienter et renseigner les interlocuteurs selon les protocoles définis par le/la coordinateur(trice)
Gérer les situations d'accueil difficiles en appliquant les procédures de gestion du stress et d'escalade
Tenir à jour le registre des appels et des passages
- Réception et traitement des demandes
Réceptionner les demandes entrantes par tous canaux (téléphone, courrier, courriel, formulaires dématérialisés)
Vérifier la complétude et la cohérence des informations transmises
Enregistrer les demandes dans le logiciel métier selon les procédures en vigueur (DUI) + suivi des FIP
Informer les demandeurs de l'état d'avancement de leur dossier
Assurer le suivi des délais de traitement et alerter le/la coordinateur(trice) en cas de dépassement
- Constitution des dossiers
Collecter l'ensemble des pièces justificatives nécessaires à l'instruction du dossier (médicales, scolaires, administratives et sociales
= dossier famille)
Vérifier la conformité et la validité des documents collectés
Relancer les usagers ou partenaires pour les pièces manquantes dans les délais impartis
Classer et archiver les dossiers selon le plan de classement défini (physique et numérique)
Assurer la confidentialité des données conformément au RGPD et au secret professionnel
- Saisie et gestion des dossiers
Saisir les informations dans le(s) logiciel(s) métier de la plateforme avec précision et rigueur
Mettre à jour les dossiers à chaque nouvelle information ou évolution de situation
Générer les documents administratifs standardisés (courriers, comptes rendus, attestations, cerfa CPAM)
Contrôler la qualité des données saisies et corriger les anomalies
Produire des tableaux de bord et indicateurs d'activité à la demande du/de la coordinateur(trice)
prise de notes lors des RCP
- Coordination interne et travail en équipe
Transmettre les dossiers constitués au/à la coordinateur(trice) selon les procédures définies
Participer aux réunions d'équipe et aux temps de coordination
Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs, contribuer aux rapports d'activité/enquêtes
Assurer la continuité de service en cas d'absence d'une collègue
Atouts : vacances scolaires partielles, réseau très développé, locaux adaptés, télétravail partiel
Profil : formation BTS secrétariat exigée avec une expérience significative dans le secteur santé/médico-social.
Rigueur et organisation, maîtrise de l'informatique (logiciels bureautiques, internet, RGPD.), capacité de reporting en lien étroit avec la
coordonnatrice, adapter sa posture à des publics fragiles ou en difficulté, capacité à comprendre et à reformuler la demande des usagers
CV et Lettre de motivation impérative