Assistant de direction (H/F) MAIRIE

Sous l'autorité de la Directrice de la résidence autonomie, l'assistant(e) de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif . Il/elle accueille les résidents, les familles et les visiteurs, suit les dossiers administratifs des résidents et gère la logistique des commandes et autres.
Il/elle assiste la Directrice de la résidence selon nécessité.
Missions principales :
-Accueil et prise en charge des résidents - Gérer les admissions (dossiers, contrats, entrée dans les lieux,...) - Assister les résidents dans leurs démarches - Assurer le " lien " entre les différents intervenants (médecins, infirmiers...) et les familles des résidents
-Suivi de la restauration (recensement des effectifs quotidien, élaboration des plans de table, ..)
- Secrétariat - Accueil téléphonique et physique du public,
- Rédaction des courriers administratifs, CR de réunions - Suivi des conventions - Enregistrement des courriers entrant-sortant - Affichage - Réalisation d'outils (tableaux, graphiques, ...)
- Suivi des tableaux de bord nécessaires à l'établissement (Consommation de fluides - Statistiques diverses de fonctionnement et d'occupation Suivi des plannings de travail, des congés et absences des agents, tableau de bord du parc automobile)
-Participer aux réunions avec les résidents (divers comités) et/ ou réunions partenariales.
- organiser et gérer dans sa globalité le comité de la vie sociale de la résidence
- Comptabilité - Assurer la suppléance de la régie de recettes et d'avance dans les règles de la comptabilité publique.
- Elaborer les arrêtés et décisions de la régie,
- Facturation des prestations (redevances - repas) - Gestion CAF (APL-déclarations sur le site) / Gestion CPAM Budget - Suivre l'exécution des dépenses (bon de commande, facture) - Suivre les dépenses du CPOM
Fonctionnement de l'établissement :
Supplée la Directrice dans la :
- Participation à l'organisation des animations de la résidence (recherche des prestataires, devis, conventions, planning des animations, ...)
- Suivi de la gestion des stocks (produits d'entretien, consommables)
- Suivi des interventions techniques dans l'établissement (entreprises extérieures et services techniques) en lien avec l'équipe
Mission complémentaire :
- Assurer la continuité de Direction pendant les absences/congés de la Directrice
- Recevoir les visiteurs extérieurs et les renseigner - Accueillir les résidents et leur famille
- Assurer la gestion administrative et technique pour le bon fonctionnement de la Résidence,
- Assurer et gérer les problématiques des résidents
Profil :
- Connaissance de la législation applicable aux résidences autonomie * Connaissance de la population des personnes âgées. * Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point Internet, Outlook)
- Connaissance du statut du régisseur de Recettes
Savoir-faire :
- Expérience indispensable d'au moins 5 années sur des missions d'assistant (e) de Direction
- Compétences rédactionnelles, bonne maîtrise de l'orthographe et bonne expression orale
Savoir-être :
- Attrait pour le secteur social et notamment pour les personnes âgées,
- Aisance relationnelle, Sens de la diplomatie, Rigueur et distance professionnelle,
- Grande discrétion professionnelle,
- Aptitude à la polyvalence, Esprit d'équipe, Réactivité, disponibilité et bonne présentation.
La résidence est ouverte toute l'année, une grande disponibilité et une capacité d'adaptation face aux urgences seront appréciés.
Contrat de 1 an renouvelable
temps complet / 15 jours de RTT
horaires : 8h - 17 h du mardi au samedi midi