Gestionnaire Formation (H/F) ENSCI - Les Ateliers

Finalité du poste

Rattaché.e au Service de Gestion Partagée (SGP). Vous apportez un support administratif, légal et financier aux activités de l’école : Formation Initiale, Formation Tout au Long de la Vie (FTLV), Recherche, Diplômes, etc. Votre mission principale est de gérer l’administration et l’organisation des diplômes en formation continue, en lien hiérarchique avec la Responsable du SGP et fonctionnel avec la Chargée de mission ou la Directrice de la FTLV. Vous assurez le back office des formations professionnelles (mastères, MSC, stages courts) en prenant en charge les tâches administratives et logistiques. Vous veillez au respect des processus internes (achats, facturation, contrats, déplacements) en coordination avec les services du Secrétariat Général et l’Agence Comptable. Vous êtes l’interface entre les services de l’école, les stagiaires, les partenaires, les responsables pédagogiques et les intervenants de la FTLV.

Missions principales

A. GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES ACTIVITÉS DE FORMATION

1. Suivi administratif des élèves de la FTLV

- Élaborer les dossiers administratifs des élèves de chacune des formations après leur admission en Mastère : inscription, édition des conventions de formation et avenants, conventions de VAE/VAP et conventions de stage, édition des certificats de scolarité ;

- Instruire les dossiers auprès des acteurs et financeurs de la formation professionnelle (EDOF/KAIROS/Transitions Pro/OPCO) : suivi et alimentation des dossiers sur les plateformes, régularisations administratives et financières auprès des élèves, des entreprises, des OPCO ;

- Suivre le processus de facturation des recettes, en étroite collaboration avec le service financier et l’agence comptable ;

- Editer les conventions d’allocation de diplôme du mastère spécialisé CTC et suivi les enveloppes allouées dans ce cadre.

2. Suivi administratif des intervenants

- Editer et suivre les contrats des intervenants : réunir les pièces justificatives et documents nécessaires auprès des intervenants, et intervenantes éditer les contrats (CDDU) et suivre mensuellement le processus des « services faits » ;

- Suivre et réserver les déplacements (transports et hôtels).

3. Suivi des commandes / achats

Recueillir, commander et anticiper les besoins en matériel de la FTLV (en interface avec la direction de la FTLV) : demandes de devis, demandes d’achats, suivi des commandes et des services faits.

4. Participer aux différents reporting et enquêtes annuelles

Rassembler les informations, sur le périmètre du poste, nécessaires à la finalisation des demandes de reporting et enquêtes régulières ou ponctuelles. 

B. GESTION DE LA SCOLARITE DES ÉLÈVES EN FORMATION PROFESSIONNELLE

1. Appui à l’organisation et au déploiement du calendrier pédagogique et évènementiel

- Organiser les rentrées : convocation, mise à jour des documents (livret des élèves, guide des élèves, autorisation de droit à l’image etc…) ;

- Organiser les soutenances de diplômes, de VAE et de VAP : transmission des dossiers aux candidats, pointage des apprenants et apprenantes soutenant, contrats des membres de jury, réservations des salles, convocations des élèves, accueil des jurys (café, pauses, plateaux repas), éditions des procès-verbaux ;

- Organiser les remises des diplômes / Séminaires inter MS / Conférences / expositions des diplômés MS CTC ;

- Organiser et participer aux « Portes ouvertes » : accueillir, informer, orienter les différents publics.

2. Appui à l’organisation administrative de la scolarité

- Consolider en lien avec les entreprises et les élèves, le calendrier de l’alternance pour chaque contrat de professionnalisation ;

- Créer des événements dans le logiciel de scolarité pour chaque cours, réservation des salles, inscription dans les plannings dans le logiciel de scolarité ;

- Gérer et alimenter les drive classroom ;

- Gérer les attestations de présence : édition, suivi, saisie CLOE pour les apprentis ;

- Editer et suivre les conventions de stage ;

- Editer les contrats des intervenants et conventions de formation dans le cadre des formations courtes. 

Qualifications

- Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +3 minimum (licence professionnelle, Master 1) dans la filière administration, gestion ou formation professionnelle ;

- Expérience de quelques années dans une fonction similaire, dans établissement d’enseignement supérieur (université, grande école) ou un organisme de formation, ou au sein du département formation de la DRH d’une grande entreprise ;

- Intérêt pour le secteur de l’enseignement et/ou les métiers de la création très apprécié.

Compétences

- Connaissances expertes en gestion administrative, coordination et organisation des activités ;

- Connaissances fondamentales du droit de la formation continue (applicable aux élèves à l’école) et en droit du travail (applicable aux intervenants, et aux élèves en stage ou en alternance) ;

- Connaissances générales des acteurs, des financeurs et des dispositifs de la formation continue, notions d’ingénierie financière de la formation professionnelle ;

- Savoir se conformer au cadre juridique applicable, au cadre budgétaire et aux processus internes ;

- Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office (WORD, EXCEL et POWER POINT) + connaissance de l’environnement MAC (Apple) + maîtrise de l’utilisation des outils GOOGLE DRIVE (espace CLOUD pour les dossiers partagés, à maintenir à jour) ;

- Capacité à utiliser un progiciel de gestion pédagogique.

Qualités

- Qualités relationnelles nécessaires dans les contacts avec les différentes interlocutrices et interlocuteurs (services pédagogiques et fonctions support en interne, élèves, intervenants et entreprises partenaires) ;

- Savoir répondre aux questions et aux besoins des interlocuteurs avec bienveillance, disponibilité et réactivité, savoir garder une posture calme et concentrée face aux nombreuses sollicitations ;

- Sens du service, qualités d’analyse et de synthèse, respect des délais et des objectifs;

- Qualités nécessaires à une bonne gestion administrative : rigueur, organisation, autonomie et proactivité.

L’École Nationale Supérieure de Création Industrielle, également connue sous le sigle « ENSCI – Les Ateliers », a ouvert ses portes en 1982 sous l’impulsion du Ministre de la Culture, avec la volonté de placer la création et l’innovation au cœur de la production industrielle. C’est le premier établissement d’enseignement supérieur public français exclusivement consacré au design. L’ENSCI s’est rapidement imposée comme l’une des meilleures écoles dans ce domaine, en France et à l’international. En 2025, l’ENSCI est classée première école de design en France selon le classement Le Figaro Etudiant selon 3 critères : l’excellence académique, l’ouverture internationale, et l’insertion professionnelle. L’école arrive également au 1er rang des établissements français dans la catégorie « Art & Design » du classement annuel mondial « QS World University Rankings by Subject » (26ème place parmi les 800 meilleures écoles / universités à l’échelle mondiale, 10ème rang européen). Doté d’un statut d’Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC), l’ENSCI est placée sous la double tutelle du ministère chargé de la culture et du ministère chargé de l’industrie. L’établissement est situé dans un lieu unique à Paris (les anciens ateliers du célèbre décorateur hollandais Jansen) accessible 365 jours par an et 24 heures sur 24, et qui accueille plus de 300 élèves, environ 80 salariés permanents et plus de 200 intervenants. L’ENSCI a construit un modèle pédagogique original qui repose sur l’individualisation des parcours étudiants et la réalisation de projets en lien avec des partenaires économiques (entreprises, administrations…) et académiques (grandes écoles, universités…) ce qui lui permet de développer l’enseignement, la recherche et l’insertion professionnelle au meilleur niveau. La formation initiale (FI) comporte deux filières majeures : « Créateur Industriel » et « Designer Textile » qui permettent d’accéder à un diplôme d’école spécialisée de niveau I (titre homologué inscrit au RNCP, grade de Master 2) et offrent des débouchés aux futurs designers dans tous les secteurs de l’industrie ou des services. L’école propose également un large programme de Formation Tout au Long de la Vie (FTLV) destiné aux professionnels qui veulent approfondir leurs connaissances dans les champs du design : le Mastère « Innovation By Design » (IBD) et le Mastère « Création et Technologie Contemporaine » (CTC) labélisés par la conférence des grandes écoles, un Master of Science intitulé « Nature Inspired Design » (NID) des formations « certifiantes » (H.O.P.E. avec l’École Polytechnique, chaire ENA / ENSCI…) et des stages courts (au catalogue ou à la carte). Tous les élèves bénéficient de la richesse des centres de ressources, matières et procédés de fabrication, avec les équipements et le matériel nécessaires pour concrétiser leurs projets. L’encadrement est assuré par des professionnels qualifiés, designers et enseignants chercheurs, qui font de l’ENSCI un établissement d’exception.