Gestionnaire contrat de formation (H/F) UNIVERSITE DE BORDEAUX

Le collège Sciences et Technologies (ST) a pour mission d'élaborer et de coordonner la politique de formation initiale et de formation tout au long de la vie (FTLV) dans le domaine des sciences et technologies, en concertation avec les autres structures concernées.

Le service FTLV du collège ST apporte un support aux équipes pédagogiques dans le développement et la mise en œuvre des actions de la formation continue et en apprentissage dans le périmètre des 7 unités de formation du collège ST : Biologie, Chimie, Informatique, Mathématiques et interactions, Physique, Sciences de l'ingénieur, Sciences de la Terre et Environnement. Il prend en charge la gestion administrative et financière des formations et le suivi des apprenants. Il apporte un appui en ingénierie de formation aux projets.

Préparation des actions de formation

Vous saisissez les données relatives aux actions FTLV sur YPAREO (logiciel interne)

Vous préparez et diffusez les documents liés à l'organisation des actions de formation (calendrier, conventions entreprises, contrats de formation individuels.)

Vous gérez l'organisation matérielle des actions : réservation des salles et des moyens pédagogiques, en fonction des demandes des intervenants, et des contraintes spécifiques (examens, conférences,.)

Vous préparez les dossiers d'ouverture de stage, constituez et mettez à jour les dossiers apprenants

Planification des formations

Selon le type de formation, et en lien avec le chef de service et des autres services internes de l'université, vous pouvez être amené(e) à assurer dans Ypareo, la planification des formations, le positionnement des intervenants internes/externes en se coordonnant avec les référents SGSE/e-vacataires et la réservation des salles correspondantes

Réalisation des actions

Vous assurez l'accueil et le suivi des usagers : entreprises, stagiaires et apprentis

Vous préparez la synthèse des heures (Système de gestion des services d'enseignement - SGSE) pour la cellule financière en lien avec le chef de service.

Vous assurez un relai avec les enseignants, responsables de filière, entreprises, tuteurs ou maîtres de stage

Vous assurez l'émission et la transmission de documents administratifs liés au déroulement des formations : attestations, états de présence-absence, bulletins, emplois du temps, convocations aux réunions, inscriptions des apprentis/stagiaires aux examens, .

Vous gérez administrativement les éventuelles ruptures ou départs en cours de formation des apprentis

Vous suivez les émargements, mettez à jour les présences/absences

Vous préparez les clôtures/évaluations, certifications, attestations

Vous centralisez les évaluations de satisfaction des apprenants, les communiquez auprès du chef de service FTLV

Vous participez aux Comités de perfectionnement et en rédigez le compte-rendu

Activités spécifiques

Vous assurez une coordination auprès des enseignants et apprenants sur les plateformes pédagogiques on-line des formations (dépôt des cours, diffusion d'informations, organisation des formations, création des comptes ou d'espaces.)

Vous assurez ponctuellement d'autres activités du service

Contexte du poste : L'université de Bordeaux a créé des services FTLV dans ses composantes pour une gestion commune de l'apprentissage et de la formation continue. Suite à la fusion de l'unité d'apprentissage et du service formation continue, l'activité du nouveau service FTLV s'organise de façon à assurer l'autofinancement et à développer des activités bénéficiaires, en conservant les usagers au cœur des actions du service.

L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.