SECRETAIRE ASSISTANT (H/F) Croix-rouge française

Situé à Antibes, l'établissement possède 80 lits dont 10 lits Alzheimer, un Pôle d'Activités et de Soins Adaptés de 14 places ainsi qu'un dispositif Athéna de nuits.

Une cinquantaine de salariés ainsi que de nombreux libéraux interviennent au sein de notre EHPAD

Le poste est à pourvoir au mois d'avril 2026 suite à un départ en retraite.

Horaires : temps plein 35h par semaine CDI

Salaire : selon expérience à partir de 32 KE/an

Objet

Vous êtes responsable de la bonne marche du pôle accueil en collaboration avec une hôtesse standardiste et la comptable.

Vous assurez le suivi de l'accueil des résidents depuis leur inscription sur la liste d'attente jusqu'à leur admission dans notre EHPAD.

Gestion des ressources humaines : vous établissez les plannings mensuels, transmettez les éléments de salaires et assurez le suivi de l'ensemble de ces variables.

Missions

• Procédure d'admission et accueil en général (gestion liste d'attente, accueil téléphonique et physique des résidents et familles, organisation des visites de pré-admission avec le médecin coordonnateur, relations avec les tutelles, enquêtes de satisfactions résidents post-admission).
• Gestion des inscriptions et suivi sur via-trajectoire
• Courriers divers, tenue des registres obligatoires, (état civil, entrées sorties, location chambres d'hôtes, renseignements sur l'établissement, mise à jour des dossiers administratifs, présences…).
• Assurer la gestion et le suivi des ressources humaines (transmissions des éléments de salaires, procédures d'embauches et rédaction des contrats sur un outil dédié, contrats aidés, dossiers mutuelle, médecine du travail, procédures RH entrées sorties, tenue des registres…)
• Construction des plannings aides-soignants sur octime, gestion des remplacements, de l'intérim.
• Assurer le suivi des dossiers sur les différents logiciels :
• TITAN (liste d'attente et dossiers administratifs), VIA TRAJECTOIRE, Tableau EHPAD CPAM, OCTIME (logiciel planning), NET ENTREPRISES, AMETRA, INTRANET (documentation et mise à jour des procédures).
• Le cas échéant, assurer l'ensemble des tâches du poste agent accueil (en son absence la semaine, durant ses congés)
• Accueil standard en l'absence de l'hôtesse standardiste en alternance avec la comptable.
• Participation de façon hebdomadaire aux réunions de Direction avec les cadres de services et le Directeur
• Participation aux réunions CSE en qualité de correspondante RH.

Compétences

Organisation, méthodes, respect des échéances, disponibilité et implication.

La bienveillance est nécessaire.

Savoirs faire

Maîtrise des logiciels métiers ainsi qu'office.

Respect des priorités et des délais

Bonne adaptation aux changements

Capable de travailler dans l'urgence.

Ecoute, empathie, sens du service, savoir être et discrétion.

Respect des valeurs et des principes liés à l'organisation CRF

Grande implication dans la vie et la bonne marche de l'établissement

Capacités de communication

Vous rejoignez une filière Personnes âgées & Domicile qui a à cœur de développer une philosophie singulière de prise en soins et d'accompagnement autour de la participation et du bien être de nos résidents.

C'est au sein de l'EHPAD La Maison du coteau à Antibes que vous interviendrez au sein d'une équipe pluridisciplinaire