Assistant d'unité (h/f) ADECCO

Adecco leader mondial de l'intérim, vous propose un poste au sein de la RATP situé àFontenay sous Boisen tant que Assistant d'unitéh/f.

Vos missions seront les suivantes :

Gestion quotidienne et coordination

• Assurer la gestion, l'organisation et la coordination quotidiennes de l'unité : fourniture de bureaux, gestion des absences (pointage dans TRANSAT), planning des congés, organisation de séminaires, gestion du matériel et de l'équipement (téléphones, matériel informatique, EPI, etc.)
• Participer à la gestion administrative des agents de l'ADO-IE (réservation des déplacements, ODM, certificat d'assurance, etc.)
• S'assurer du pointage de l'ensemble de l'unité dans GA
• Rédiger le compte rendu de réunion d'unité
• Assurer un suivi des retours des enquêtes satisfaction
• Réaliser un soutien ponctuel en cas d'absence d'assistant(e) dans une autre unité

Gestion des outils, archives et commandes

• Mettre à jour ANTILOPE et être le correspondant archivage de l'unité
• Gérer les différentes commandes (SIMET, E-Doc, E-Proc)
• Établir les dépêches et GEDEM pour assurer le bon fonctionnement des différents outils
• Gérer les abonnements aux revues
• Assurer la gestion et le suivi des commandes (bons de commande)

Gestion des locaux et équipements

• Collecte du courrier
• Contact avec la gestion de l'établissement, signalement des matériels déficients
• Mise à jour des casiers et boîtes aux lettres

Procédures comptables et budgétaires

• Contribuer au respect des procédures comptables et budgétaires (gestion des bases de données)

Interface et communication

• Assurer l'interface avec le secrétariat général de l'UITP
• Assurer la gestion de la communication de l'ADO-IE (réalisation de posts pour l'intranet MOP)

Cette liste n'est pas exhaustive ; les assistant(e)s peuvent être amené(e)s à effectuer des activités supplémentaires, en fonction de la spécificité de leur(s) unité(s).

1.Mission gestion des activités annexes

• Assurer le suivi financier du contrat et établir les conventions avec les unités EPIC si nécessaire
• Participer à l'animation du programme FAST

o Envoi des convocations

o Tenue des états de présence en formation et réservation des salles

o Suivi administratif (notamment quand les candidats sont externes à l'EPIC)

o Soutien du coordinateur FAST

• Participer à l'animation qualité du processus EEP

Mission intérim de 3 mois (possiblement renouvelable).

Poste basé à FONTENAY SOUS BOIS

Horaires du lundi au vendredi : 9h -12h /13h -17h

· Connaissances et compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques dont Word, Excel, Project et PowerPoint

Maîtrise des outils TRANSAT, MERCURE, I-Procurement,

Notions en comptabilité

· Compétences organisationnelles et qualités personnelles

Esprit d'analyse et de synthèse

Réactivité et gestion des priorités

Rigueur et autonomie

Discrétion et confidentialité

Disponibilité

Bon relationnel

Travail en équipe

Maîtrise de l'écrit

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