Assistant(e) de direction polyvalent(e) (H/F) SUD-AUTOMATISMES DSA

Activités principales du poste :

GESTION DE LA PARTIE COMMERCIALE
- Ouvertures des comptes nouveaux clients et création sur Sage
- Gestion des demandes clients reçues par internet et via le CRM Sugar
- Suivi du CRM et mise à jour avec l'orientation vers les commerciaux
- Traitement et saisie des devis et commandes clients.
- Accueil téléphonique des clients et orientation vers les commerciaux par secteur
- Suivi des livraisons en lien avec le service logistique et confirmation des délais aux clients
- Traitement et suivi des dossier SAV : Commandes pour les échanges avancés, Bons de retours matériel HS, diffusion des comptes rendus du service technique, suivi du tableau des SAV, validation des avoirs
- Organisation de différentes manifestations commerciales (inaugurations, journées portes ouvertes, voyages.)

GESTION DE LA PARTIE RESSOURCES HUMAINES
- Traitement des éléments de paie sur la plateforme et validation auprès du cabinet RH
- Gestion et Contrôle des plannings absences (congés, arrêts maladies.)
- Etablissement et diffusion des notes de services et communications (règlement intérieur.)
- Gestion de la mise à jour du DUERP (ou DU)
- Gestion des visites médicales des salariés et lien avec la médecine du travail
- Gestion des formations obligatoires (CACES.)
- Etablissement des correspondances RH avec l'aide du conseil (lettres d'avertissements, contrats, certificats.)

GESTION DE LA PARTIE COMPTABILITE CLIENTS, FOURNISSEURS ET TIERS
- Traitement de la facturation clients
- Etablissement, émission et saisie des traites à la banque
- Extraction et saisi des règlements (virements, chèques.)
- Gestion des échéances et du recouvrement clients (relances règlements et suivi des litiges)
- Contrôle et règlement des factures fournisseurs y compris les sociétés du Siège en intreco
- Suivi et contrôle des extraits de compte bancaire et de la Trésorerie
- Transmission des éléments comptables au cabinet toutes les fins de mois et contrôle des grands livres Clients et Fournisseurs
- Gestion des notes de frais : contrôle, validation sur la plateforme N2F et envoi au cabinet comptable

EXIGENGES DU POSTE
- Polyvalence et sens de l'adaptation : Capacité à jongler avec des tâches multiples, à changer de priorité en un instant et à faire face aux imprévus.
- Rigueur et fiabilité : Sens du détail indispensable pour éviter les erreurs surtout pour la partie comptabilité et RH
- Aisance relationnelle, diplomatie et esprit d'équipe.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Maîtrise bureautique et numérique : Utilisation avancée du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), outils collaboratifs (Teams, Zoom.), maîtrise de Sage X3 sera un vrai plus
- Gestion administrative et financière de base : Suivi des dossiers transverses, établissement de devis, facturation, traitement des notes de frais et suivi comptable élémentaire
- Maîtrise de la langue Italienne sera un plus

HORAIRES DE TRAVAIL
- Du lundi au vendredi, 8h-12h/14h-17h (aménageables)
- Possibilité de télétravail