Assistant de Direction (H/F) RECTORAT DE L'ACADEMIE DE POITIERS

Le lycée des métiers Blaise Pascal à Saint-Jean d'Angely (17) recherche un(e) secrétaire de direction
Vos Missions :
Assister le chef d'établissement :
- réceptionne et redirige les appels téléphoniques (relations avec l'ensemble de la communauté scolaire, les autorités académiques, les corps d'inspection, les fédérations de parents d'élèves)
- gère la boîte mail académique de l'établissement, redirige les informations reçues
- participe aux réunions de direction
- rédige différents courriers
- réalise les convocations
- prépare et effectue la mise en œuvre d'actes de gestion administrative
- gère l'agenda et la prise de rendez-vous
- réalise et présente des documents
- trie, classe, archive et recherche documents
- traite, saisit et consulte des informations
- saisit et gère les contrats des AED
- accueil et informe les usagers
- assure le standard téléphonique
- ouverture des portails des entrées de l'établissement
- prépare les élections aux diverses instances
- prépare les convocations et documents des réunions du Conseil d'Administration, commissions permanentes, conseils de discipline, commissions éducatives, équipes éducatives, CESCE, CHS.
. Gérer les dossiers transversaux :
- renseigne les applications informatiques (EDT -Pronote-SIECLE-Affelnet-DIAMAN)
- informe les élèves et les parents de leurs codes d'accès EDUCONNECT et assure la
réinitialisation
- instruit et gère les dossiers de bourses du lycée
- gestion des dossiers Passerelle vers une 1ère Pro
- assure le suivi des mini-stages
- gestion des grèves
- réservation des véhicules de l'établissement
- gestion des salons et des forums
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES - Sens de l'organisation - Capacité d'adaptation - Réactivité - Rigueur, fiabilité - Sens relationnel - A l'écoute, ferme, disponible - Discrétion , courtoisie, efficacité Travaille en équipe - Esprit d'analyse et de synthèse - Souci de l'image du service public et de la qualité - Assume son niveau de responsabilité.
COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES - Accueillir et prendre des messages - Accueillir les populations concernées - Travailler en équipe - Structurer son travail - Savoir planifier et respecter les délais - Utiliser les outils bureautiques - Savoir gérer les aléas - Utiliser les logiciels spécifiques de l'activité - Maîtriser les règles de présentation et de transmission du courrier administratif - Maîtriser les techniques bureautiques et informatiques (logiciel, et ordinateur) - Maîtriser l'expression orale et les techniques de communication écrite avec clarté et précision - Connaître le fonctionnement de l'administration et de l'organisation du système éducatif - Connaître les techniques de classement et les notions d'archivage
Conditions particulières d'exercice :
- Secrétaire de direction
- Équipe composée d'un proviseur, une proviseure-adjointe, un secrétaire général, deux secrétaires de gestion, deux DDFPT, une secrétaire de DFFPT, une secrétaire de scolarité-accueil (personnel de la région) et de trois CPE
- Amplitude horaire importante éventuelle