Assistant(e) Vie locale, Accueil et Information municipale (H/F) MAIRIE

Dans le cadre de la réorganisation de ses services, la commune crée un poste polyvalent de proximité afin de renforcer l'accueil du public, l'accompagnement de la vie associative et locale, la gestion des salles et la diffusion pratique de l'information municipale. La stratégie de communication, les choix éditoriaux et la rédaction des contenus relatifs à la politique et aux actions municipales restent pilotés par les élus.
Missions principales
- Assurer des plages d'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les usagers.
- Enregistrer les demandes, signalements et réclamations des habitants, recueillir les informations utiles, les transmettre au service compétent et veiller à leur traçabilité.
- Être l'interlocuteur administratif de proximité des associations et tenir à jour l'annuaire associatif.
- Gérer les demandes de réservation des salles et espaces municipaux : planning, conventions, documents administratifs et lien avec les services concernés.
- Participer au suivi administratif du minibus, des clés et des moyens mis à disposition selon les procédures communales.
- Organiser la campagne annuelle de subventions associatives : diffusion des dossiers, réception, contrôle de la complétude, relances et tableau récapitulatif ; transmettre après décision les éléments au service comptable pour l'exécution financière.
- Tenir à jour le calendrier des fêtes et manifestations et recueillir les informations événementielles.
- Assurer la gestion administrative du Conseil Municipal des Enfants en lien avec l'élu référent.
- Participer à la préparation administrative et logistique des cérémonies commémoratives.
- Assurer la gestion administrative des jardins communaux de Chamalan : demandes, attributions selon les règles fixées par la commune, conventions et suivi des bénéficiaires.
- Collecter les informations validées et mettre à jour le site internet, PanneauPocket, le panneau lumineux et les supports d'affichage selon les procédures définies.
- Préparer et transmettre à l'élue référente les informations destinées à Facebook ; la publication reste assurée par les élus.
- Collecter les articles et photographies du bulletin municipal, effectuer les relances et regrouper les contributions.
- Préparer, imprimer et mettre sous pli certains courriers et invitations communales.
- Assurer, dans le cadre des compétences et responsabilités du poste, toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service et à la continuité du service public.
Profil recherché
- Profil administratif polyvalent, organisé, rigoureux et à l'aise dans la relation avec le public.
- Bonne expression écrite et orthographe soignée.
- Aisance avec les outils numériques et capacité à apprendre de nouvelles applications.
- Qualités relationnelles et capacité à travailler avec des associations, habitants, élus et services municipaux.
- Autonomie, fiabilité, discrétion professionnelle et sens du service public.
- La connaissance de WordPress, PanneauPocket, Canva ou d'outils comparables est appréciée mais non indispensable ; des procédures et une formation pourront être proposées.