Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F) Recruteur partenaire

Finalité du poste : Assurer le bon fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise et être l'interface entre la Direction, les salariés, les chargés d'affaires, les équipes terrain, les clients et les partenaires extérieurs.
L'objectif est de faciliter le travail des équipes, garantir une bonne circulation de l'information et assurer un suivi rigoureux des dossiers.
Le poste s'articule autour de trois missions principales : administratif, ressources humaines et support commercial.
MISSIONS ADMINISTRATIVES :
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs et partenaires,
- Gestion de la boite mail générale, du courrier et des demandes entrantes,
- Rédaction, classement et archivage des documents administratifs,
- Création et mise à jour des dossiers clients,
- Vérification et transmission des informations aux chargés d'affaires et équipes concernées,
- Suivi administratif des dossiers jusqu'à leur clôture,
- Suivi des assurances, attestations, contrats, abonnements et documents réglementaires,
- Suivi administratif des fournisseurs et des sous-traitants
MISSIONS RESSOURCES HUMAINES :
- Création et mise à jour des dossiers du personnel.
- Collecte des documents nécessaires à l'embauche et préparation administrative des arrivées
- Suivi des contrats, avenants, périodes d'essai et départs
- Suivi des rendez-vous à la Médecine du travail
- Gestion des congés, absences et arrêts (Site CIBTP- Logiciel SIRH)
- Transmission rigoureuse des variables horaires des techniciens au cabinet comptable pour émission des Bulletins de salaire
- Suivi des habilitations électriques, formations, recyclages et qualifications
- Anticipation des renouvellements et organisation administrative des formations,
- Participation au recrutement : offres, candidatures, premiers contacts et organisation des entretiens
MISSIONS COMMERCIALES :
RELATION CLIENT et SATISFACTION :
- Informer le client sur l'avancement administratif de sa demande,
- Transmettre les demandes et réclamations au bon interlocuteur,
- Réaliser des appels ou enquêtes de satisfaction après travaux,
- Collecter les avis clients et suivre les éventuelles actions correctives
SUPPORT AUX CHARGES D'AFFAIRES :
- Centraliser les documents nécessaires aux affaires
- Organiser les rendez-vous et suivre les devis en attente
- Effectuer les relances clients selon les procédures définies
- Vérifier la bonne transmission des informations entre les services;
- Assurer le suivi administratif après chantier
COMMUNICATION et ACTIONS COMMERCIALES :
* Participation :
- aux campagnes commerciales et préparation de mailings
- aux salons
- aux campagnes liées notamment au photovoltaïque, à l'IRVE, à la climatisation, à la VMC, à la maintenance et à la rénovation électrique
- à la fidélisation et identification d'opportunités commerciales lors des échanges clients
COORDINATION ENTRE LES SERVICES :
- Veiller à la bonne circulation du dossier selon le parcours : Client→Commercial→Administratif→Planification→Equipe terrain→
Facturation→Suivi client
- S'assurer que chaque étape dispose des informations et documents nécessaires pour poursuivre le traitement du dossier
OUTILS ET SUIVI DES DONNEES :
- Utilisation d'Excel, Word, Outlook et des outils de gestion internes de l'entreprise (Esabora-SIRH)
- Création et mise à jour des tableaux de suivi
- Contrôle de la qualité des informations enregistrées
- Participation à l'amélioration continue des procédures administratives internes