Office Manager /Assistante Administratif-ve et Financier-ère (H/F) AGENCE DAVID DHONT

Nous sommes une agence d'architecture et de design d'intérieur à taille humaine, fondée en 1998 et dirigée par son fondateur dans un esprit familial. Grâce à notre exigence et notre implication, nous sommes reconnus par nos clients et notre réputation nous a amenés à travailler dans plus de 60 pays.
Votre rôle :
Véritable acteur du pilotage administratif et financier de l'agence, vous contribuez à structurer, suivre et sécuriser l'activité au quotidien. Vous êtes notamment en charge du suivi des budgets et des données financières des projets, des factures et règlements, des tableaux de bord et du reporting, en lien étroit avec le dirigeant.
Au-delà de cette dimension stratégique, vous êtes également le bras droit du dirigeant au quotidien. Vous travaillez à ses côtés pour suivre les sujets en cours, gérer les échanges et les emails, préparer les rendez-vous, coordonner les différents interlocuteurs et l'accompagner lors de ses déplacements et sur les chantiers.
Votre rôle est ainsi de donner de la visibilité au dirigeant, anticiper les besoins et faire avancer les sujets, tout en assurant la bonne circulation des informations entre l'agence, les équipes, les clients et les différents intervenants.
Vos missions :
1. Suivi administratif & financier
- Préparation des devis, contrats et factures en lien avec le dirigeant
- Suivi des paiements et relances
- Suivi des budgets et des données financières des projets
- Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi
- Préparation des éléments de reporting pour le dirigeant
- Gestion des documents administratifs, assurances professionnelles et notes de frais
- Veille juridique et coordination avec les conseils externes
2. Assistanat au dirigeant & coordination de l'agence
- Gestion et suivi de la boîte email
- Assistance directe au dirigeant dans son quotidien
- Préparation des rendez-vous, réunions et déplacements
- Rédaction des comptes rendus et suivi des actions à mener
- Relance des interlocuteurs et suivi des échéances
- Participation active à la vie et à l'organisation de l'agence
3. Suivi des projets & chantiers
- Suivi opérationnel des projets avec les chefs de projet
- Suivi budgétaire des chantiers
- Contribution aux appels d'offres et aux rétroplannings
- Gestion et suivi des documents liés aux projets
- Accompagnement du dirigeant sur les chantiers et déplacements lorsque nécessaire
4. Développement & missions complémentaires
Selon votre profil et vos appétences :
- Soutien au développement commercial
- Création ou amélioration d'outils internes
- Mise en place de nouveaux process
- Participation à l'amélioration continue de l'organisation de l'agence
Profil recherché :
Vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement de petite structure où polyvalence, autonomie et proximité avec la direction sont essentielles.
Une expérience au sein d'une TPE constitue un véritable plus, notamment pour votre capacité à être polyvalent-e, à prendre des initiatives et à gérer des sujets variés avec agilité.
Compétences techniques
- 5 ans d'expérience dans un poste similaire requis
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) indispensable
- Aisance avec les chiffres, les devis et le suivi financier
- Excellente organisation, rigueur et sens du détail
- Très bonne communication orale et écrite
- Intérêt pour l'IA apprécié
- Une expérience dans une TPE est un plus
Qualités humaines essentielles. Nous recherchons avant tout un état d'esprit !
- Proactif-ve : vous anticipez, relancez et faites avancer les sujets
- Organisé-e
- Autonome
- Assertif-ve et diplomate : vous savez communiquer avec des interlocuteurs variés
- Réactif-ve : vous savez vous adapter aux priorités et aux imprévus
- À l'aise sur le terrain comme au bureau