ASSISTANT ADMINISTRATIF FREELANCE H/F Ambassade Cabinet Conseil

Située au cœur d’Aix-en-Provence, cette boutique indépendante est spécialisée dans la décoration intérieure et les arts de la table. Elle propose une sélection de pièces élégantes, originales et actuelles dans un univers haut de gamme.
À taille humaine, chaleureuse et inspirante, la boutique accorde une attention particulière à la qualité de ses produits, à leur mise en valeur ainsi qu’à l’accueil et au conseil personnalisé de ses clients.
Dans le cadre de son développement, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et de gestion polyvalent(e), capable d’accompagner la gérante dans le suivi administratif, comptable et opérationnel de l’entreprise, ainsi que dans le développement de sa communication digitale.
Vos missions
Gestion administrative et comptable

• Assurer le suivi, la saisie et le classement des factures fournisseurs et des documents administratifs.
• Participer à la comptabilité courante et au suivi des règlements.
• Effectuer le rapprochement bancaire et préparer les éléments nécessaires au suivi de la trésorerie.
• Assurer la transmission des documents à l’expert-comptable et au cabinet social.
• Participer au suivi administratif des collaborateurs : dossiers d’embauche, documents contractuels et suivi des visites médicales.
• Assurer la mise à jour des documents obligatoires, notamment le DUERP.
• Utiliser le logiciel de gestion Odoo pour le suivi des opérations administratives et comptables.

Gestion de l’activité et soutien à la gérante

• Assurer le suivi des commandes fournisseurs, des livraisons et des éventuels litiges.
• Enregistrer et suivre les commandes sur Odoo, notamment pour le Click & Collect.
• Participer au suivi des stocks et à la mise à jour des tableaux de suivi.
• Assurer le suivi des réceptions clients et des différentes demandes liées à l’activité.
• Participer à la gestion des contrats fournisseurs, assurances et abonnements.
• Contribuer à la création et à la mise à jour des fiches produits.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel à la gérante selon les besoins.

Communication et réseaux sociaux

• Animer et alimenter les réseaux sociaux de la boutique, notamment Instagram, Facebook et Pinterest.
• Créer des contenus visuels et rédactionnels en cohérence avec l’identité de la boutique.
• Participer à la planification et à la publication des contenus.
• Contribuer au développement de la visibilité et de l’image de l’entreprise.
• Assurer une veille concurrentielle afin d’identifier les tendances et les opportunités.
• Être force de proposition sur les contenus et les actions de communication.

Le profil recherché
Vous justifiez d’une expérience significative en gestion administrative, comptabilité ou assistance polyvalente, idéalement au sein d’une TPE ou d’une PME.
Vous êtes à l’aise avec les chiffres, disposez de bonnes connaissances en comptabilité courante et maîtrisez les outils informatiques.
La connaissance du logiciel Odoo constitue un atout important.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :

• Autonomie et sens de l’organisation ;
• Capacité d’adaptation rapide ;
• Polyvalence et rigueur ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques ;
• Maîtrise des réseaux sociaux et sens esthétique ;
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle ;
• Esprit d’initiative et force de proposition.

Une sensibilité à l’univers de la décoration et des produits haut de gamme sera appréciée.
Nous recherchons avant tout une personne fiable, organisée, réactive et impliquée, qui apprécie les environnements polyvalents et à taille humaine.

CONDITIONS

• Statut : prestation de services / freelance
• Temps de travail : 10 heures par mois
• Rémunération : 50 € HT / heure
• Soit environ : 500 € HT par mois
• Organisation : poste en télétravail 
• Lieu :Toulouse
• Prise de poste : dès que possible