Assistant de direction (H/F) Charles Prévost Notre Dame Lenne

Dans le cadre d'un remplacement sous la responsabilité de la Cheffe de Service Administratif, l'Association Charles Prévost Notre Dame de Lenne recrute un Assistant de direction (H/F)
CDI TEMPS PLEIN.
lieu d'activité : PIGNAN
PROFIL RECHERCHE
- Maitrise des outils de bureautique
- Maitrise du pack office Microsoft : Un test de bureautique aura lieu lors de la présélection.
- Aisance relationnelle et d'humeur constante et cordiale
- Discrétion
- Autonomie et capacité d'adaptation - travail en équipe
- expérience minimum d'un an en assistant de direction
Salaire de base selon CCN 1951
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap
Listes des missions, liste non exhaustive :
Secrétariat de Direction :
- Rédiger/diffuser les N.I du pôle (P/O DA ou Dir),
- Soutenir l'encadrement dans la rédaction et ou le traitement de courriers (hors documents éducatifs),
- Prise de note et compte rendu de certaines réunions
Coordonnées au service RH :
- Être référent méthodologique planning (FOCAT) sur le pôle (appuis techniques aux cadres)
- Participer aux paramétrages pour assurer le bon déroulement des plannings et Web salariés,
- Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des absences du pôle (congés, formations, maladie, .),
- Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des compteurs de congés du pôle,
- Assurer la gestion intégrale des plannings et compteurs d'annualisation des surveillants de nuit,
- Participer à la gestion des recrutements (diffusion annonces, prise de RDV, tests, classement, .)
- Suivi des stagiaires dans le lien avec les organismes de formation
- Gestion de la partie logistique des formations en intra (réservations de salles, commandes des repas, .)
Coordonnées au Secrétariat Educatif :
- En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer du suivi des demandes d'admissions
- En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer de la bonne gestion des FDA et fiches navettes pour l'IED
- tenir le tableau des mutualisations : périodes de mutualisation + effectifs (MAJ)
Formalisation des procédés et fluidité méthodologique :
- En lien avec le support, appui méthodologique, soutient à la création des procédures
- Participer au déploiement des outils et procédés actés (relais auprès des autres professionnels)
Soutien - relais transversal inter-pôles :
- Partager les compétences entre assistantes de pôles et être relais (logique de continuité permanente)
Alerter la Direction en cas de dérive ou de dysfonctionnements observés sur les activités confiées
HORAIRES : 35h, planning à définir avec l'employeur
Coeff conventionnel CCN51 : 439 + 50 points