Assistant.e de direction (H/F) FHF Occitanie

DESCRIPTIF DU POSTE ET MISSIONS
Au sein d'une équipe resserrée et dynamique, vous serez l'interlocuteur privilégié des adhérents et assurerez un soutien administratif et organisationnel efficace. L'exercice de la fonction d'assistant.e de direction s'inscrit dans le cadre d'une équipe composée de :
- Du président et des 25 membres du bureau de la FHF Occitanie ;
- De la déléguée régionale et de son délégué régionale adjoint.
Dans ce cadre, l'assistante.e de direction assure 3 types de missions décrites ci-après.
1° Missions d'assistance aux délégués régionaux :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques (2 boites mails) ;
- Gestion de l'agenda de la délégation (gestion des rendez-vous/réunions) ;
- Gestion du courrier postal ;
- Classement et archivage (papier et numérique) des documents et informations ;
- Diffusion d'informations aux adhérents ;
- Diffusion et suivi de mails aux établissements sanitaires et médico-sociaux adhérents (enquête, groupe de travail etc) ;
- Mise à jour des listes de diffusion ;
-Mise à jour des représentations de la FHF dans les commissions et comités départementaux et régionaux : suivi et rédaction de courrier dans le respect des délais attendus ;
- Gestion RH : suivi du planning des congés, saisies des éléments de paie, commande des tickets restaurant, gestion des visites médicales, gestion des contributions du CGOS, rédaction de DUERP/ DUE, gestion MNH.
- Gestion informatique : PC, téléphonie ;
- Veille réglementaire ;
- Gestion des fournitures de la délégation ;
- Comptabilité/trésorerie ; recueil des informations/préparation et envoi des virements au trésorier, gestion des remboursements de frais, rapprochement bancaires, envoie des factures au comptable, suivi de l'audit, ;
- Suivi des cotisations ; réalisation des factures, suivi et relance des factures des 200 établissements sur année N et N-1, envoie de facture sur chorus ;
- Suivi et classification des dépenses mensuelles.
2° Organisation et suivi des instances et réunions de la FHF :
- Gestion des instances de la FHF (bureau, CA, convention régionale) : envoie de mails dans les délais, suivie de présence, préparation de documents/dossiers, envoi des comptes rendus, organisation de visioconférence + logistique (salle, traiteur, transport) ;
- Gestion de réunions diverses ; création de réunions via Teams, envoi et suivi de Doodle, suivi de présence via Teams et Forms, réalisation de devis et organisation d'évènement ;
3° Gestion évènementielle et communication :
- Mise à jour du site internet FHF et tenue des réseaux sociaux (Linkedin) ;
- Organisation d'évènement sous coordination des délégués régionaux : demandes de devis pour des réservations de salle et prestations culinaires, gestion des invitations et des inscriptions des adhérents de la FHF ;
- Préparation logistique des évènements de la FHF (création de badges, lien avec les prestataires, etc.) ;
- Suivi et gestion du congrès inter régional annuel des FHF Occitanie et Nouvelle Aquitaine/participation aux réunions préparatoires ;
- Participation ponctuelle à différents évènements FHF : accueil, mise en place de salles, gestion logistique, prise de notes, communication. *
- Préparation et mise en forme du rapport annuel d'activité
- Gestion de l'agrément service civique FHF.
- Coordination de la préparation des membres de la FHF Occitanie aux instances de la Conférence Régionale de la Santé et de l'Autonomie (CRSA) et de la Commission spécialisée de l'organisation des soins (CSOS) :
a. S'assure de leur présence/ou représentation ;
b. Coordonne la procédure opérationnelle FHF qui permet d'affermir les positions de vote des représentants FHF en amont
c. Communique ensuite les intentions de votes et résultats des votes aux établissements concernés