Chargé de Gestion Administrative et Financière DAVA - H/F (H/F) INSTITUT DE FORMATION PROFESSIONNELLE EN

Finalité :
* Assurer l'ensemble des opérations administratives et financières liées à l'organisation des jurys VAE (70%)
* Assurer les opérations administratives et financières de l'accompagnement des bénéficiaires VAE (30%)
Catégorie / Statut : Contractuel de catégorie B
Résidence administrative : IFPRA, Mont-Saint-Aignan
Missions principales :
Gestion administrative de l'organisation des jurys VAE
* Établir des devis et préparer des conventions de prestations pour les frais d'inscription, les préparation jury
* Renseigner des indicateurs financiers sur des tableaux de suivi
* Mise à jour des dossiers candidats
* Organisation du déroulement des épreuves en lien avec les corps d'inspection et DDFPT
* Élaborer les convocations et ordres de mission
* Établir les documents légaux d'examen selon les exigences de la DEC
* Assurer le suivi de la rémunération et des frais de déplacement des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord
* Enregistrer les résultats de validation sur la base i-vae
* Finaliser les documents présentés aux instances dirigeantes
* Assurer la gestion du courrier (dossiers, envois diplômes) et l'archivage des pièces comptables
* Travailler sur l'amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents selon la démarche qualité du DAVA
Suivi financier de l'organisation des jurys VAE
* Devis Conventions de prestations
* Service fait et vérification des factures
* Saisie des factures
* Demande de paiement
Suivi financier des conventions d'accompagnement en fonction des besoins du service
Relations hiérarchiques :
Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Responsable du DAVA.
Particularités fonctionnelles :
En dehors des périodes d'organisation de jury, un soutien au service accompagnement est demandé.
Connaissances :
* Connaissance de la VAE
* Notions sur la formation continue et l'organisation rectorale
* Notions sur la réglementation financière
Profil professionnel :
* Bonnes capacités rédactionnelles
* Bonnes capacités relationnelles
* Capacité d'adaptation
* Rigueur et méthode
* Discrétion professionnelle
* Aptitudes à travailler en équipe
Compétences opérationnelles :
* Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales
* Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables ou extranet, et la messagerie électronique
* Communiquer de façon claire et précise envers les candidats, partenaires et les acteurs de l'institution