ASSISTANT DE DIRECTION H/F (H/F) ETABLISSEMENT PUBLIC DEPARTEMENTAL POUR

L'EPDSAE, créé en 1982 par le Département du Nord, est le premier Etablissement public social et médico-social de France. Il est composé de 16 établissements et services implantés sur l'ensemble du Département.
L'Etablissement concourt à l'exécution des politiques Départementales et Nationales en matière d'accompagnement, d'accueil, d'hébergement et de suivi à domicile pour les personnes en situation de fragilité. Il œuvre dans les secteurs de la Prévention, de la Protection de l'Enfance (80% de l'activité) et du Handicap (20% de l'activité).
Chaque année, plus de 5700 personnes sont accompagnées par les services de l'EPDSAE. À travers 62 métiers, ce sont 1896 professionnels engagés qui permettent à l'EPDSAE de remplir ses missions de service public.
Assister le Directeur Général de l'EPDSAE dans l'organisation, la gestion administrative et la coordination institutionnelle de l'établissement, en contribuant à la qualité du fonctionnement des instances, à la fluidité des échanges et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de l'ESMS.
Assistance de direction et gestion administrative
L'assistant(e) de direction doit :
- Assurer le secrétariat du Directeur Général
- Gérer l'agenda, les rendez-vous, déplacements et réunions du Directeur Général
(Réservation de salle, gestion logistique et matérielle, accueil des participants.)
- Organiser les instances de gouvernance : conseil d'administration, CODIR, CSE, F3SCT (Convocations, dossier préparatoire, compte-rendu, procès-verbal)
- Préparer et suivre les dossiers administratifs
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, comptes-rendus et procès-verbaux
- Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents administratifs
- Assurer le standard téléphonique de la Direction générale, filtrer et orienter les appels, courriers et sollicitations internes/externes
Coordination institutionnelle
L'assistant(e) de direction doit :
- Assurer le suivi des congés des membres de l'équipe de direction
- Mettre à jour les délégations de signature du Directeur Général et effectuer les formalités nécessaires
- Organiser, suivre et transmettre les évaluations annuelles de l'équipe de direction
- Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs de l'Administration générale et des établissements (transmission des informations, note de service, accès à l'établissement, délégation de signature .)
- Faire l'interface entre la direction générale, les cadres, les services administratifs, les partenaires institutionnels et les autorités de contrôle
- Participer à la circulation de l'information institutionnelle
- Contribuer à la préparation des dossiers stratégiques
- Organiser des événements institutionnels (réservation de salles, repas, logistique)
Communication institutionnelle
L'assistant(e) de direction doit :
- Participer à la communication interne de la direction
- Mettre à jour/en forme certains supports institutionnels
- Veiller à la confidentialité des informations traitées
Appui auprès de la responsable des affaires générales
- Rédaction de courriers ou de supports,
- Préparation de dossiers
- Recherche documentaire
Profil recherché :
Diplôme de niveau Bac +2 en secrétariat administratif (débutants acceptés)
OU expérience professionnelle de 2 à 3 ans dans le domaine du secrétariat administratif pour les candidats non diplômés.