ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) - H/F ORIENT'ACTION

Notre client, une assoociation sportive de Colomiers (environ 500 licenciés), gérée par un bureau de bénévoles, recherche un(e) secrétaire administrative (f), qui sera salarié(e).
Cette personne sera placée sous l'autorité hiérarchique directe du président de l'association.
Elle détiendra un poste clé dans le fonctionnement administratif et financier de l'association.

Le poste est un 28h/semaine avec la possibilité d'un jour de télétravail. Des matchs sont ponctuellement organisés le week-end et en soirée.

Vos missions principales

Rattaché(e) à la direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif quotidien de la structure :

ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE
● Assurer l'accueil des licencié et le suivi administratif des dossier (conformité, saisie sur sur le site de la FFBB)
● Garantir le classement et l'archivage des documents administratifs etfinanciers.
● Participer à la préparation de l'Assemblée Générale
● Organiser les plannings de matchs chaque week-end
● Organisation des déplacements de l'équipe et communication avec les équipes que nous recevons
● Invitations partenaires par mail, s'assurer de leur présence

ASPECTS FINANCIERS
● Suivre/payer les prestataires et fournisseurs
● Assurer le suivi des cotisations, des paiements et des dossiers de licence.
● Relancer les adhérents en cas d'impayé ou de dossier incomplet.
● Assurer le rapprochement entre les règlements (chèques, espèces, virements, paiements en ligne) et les licences enregistrées.
● Préparer les remises bancaires (chèques, espèces) et assurer le suivi administratif des opérations bancaires.
● Réaliser les virements nécessaires au fonctionnement courant de l'association (hors salaires), dans le respect des délégations définies.
● Assurer un suivi quotidien de la trésorerie et signaler au trésorier toute anomalie ou situation nécessitant une décision.
● Préparer les éléments nécessaires au cabinet comptable afin d'assurer la cohérence des écritures comptables.
● Participer au suivi des remboursements de frais conformément aux procédures de l'association.

SUBVENTIONS ET FINANCEMENTS
● Assurer le pilotage des demandes de subventions : recherche des dispositifs, montage des dossiers, suivi de l'instruction, transmission des pièces justificatives et réalisation des bilans.
● Réaliser une veille active afin d'identifier les nouvelles opportunités de financement (collectivités, État, fédérations, ANS, partenaires privés…).
● Être le point de contact en complément du responsable partenariat vers nos « freelance partenariat »
● Assurer le suivi administratif des conventions financières conclues avec les partenaires institutionnels ou privés.

SECRETARIAT
● Accueil téléphonique, gestion du courrier / des mails, classement des documents
● Collecter, traiter, transmettre et gérer l'information
● Défrayer les entraineurs, en lien avec le bureau directeur
● Fournir au comptable toutes les pièces nécessaires à la saisie des opérations en comptabilité
● Monter des dossiers de demande de subventions

PILOTAGE ET REPORTING AU PRESIDENT
• Mettre à jour les tableaux de bord relatifs aux licences, aux cotisations, aux subventions, aux créances et à la trésorerie.
• Produire les indicateurs nécessaires au pilotage de l'association et à la préparation des réunions du Bureau et Comité.
• Participer à la préparation des documents financiers en relation avec le trésorier.

AMELIORATION CONTINUE
• Être force de proposition pour simplifier et optimiser les procédures administratives et financières.
• Participer à la digitalisation des processus et à l'automatisation des tâches répétitives.
• Veiller à la qualité, à la fiabilité et à la sécurisation des données administratives et financières.
• Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation de l'association en proposant des solutions permettant de réduire les tâches administratives et d'améliorer le service rendu aux licenciés.

Des contacts réguliers avec les autres membres du bureau (notamment le président et le trésorier), les quelques autres salariés, les entraineurs,les institutions (FFBB, Ligue Occitanie), CD31, Mairie, Département, Région, autres associations de basket, banque comptable et gestion paie, OPCO, commissaire aux comptes et tous les licenciés sont à prévoir.

PROFIL :

Nous cherchons une personne expérimentée en secrétariat avec la fibre associative et sportive dans l'idéal.

DOMAINES DE COMPETENCE

Secrétariat - Gestion - Communication
● Organisation du travail, gestion du temps et des priorités
● Communication rapide et efficace
● Force de proposition
● Capable de moralité, de respect et de la discrétion dus à cette fonction,
Rigueur et sens de la confidentialité
● Maîtrise des outils de bureautique (messagerie, Excel, Word, Internet, Drive)
● Maîtrise de la langue française (écrite et orale)
● Aisance avec les logiciels comptable
● Rigueur et sens de la confidentialité
● Capacité d'organisation et de gestion des priorités

ORIENTACTION EMPLOI est un cabinet de recrutement déployé au niveau national, dans de nombreux secteurs d'activités.

Nous accompagnons nos client.e.s partenaires dans la recherche de profils et conseillons nos candidat.e.s dans la concrétisation de leur projet professionnel.

CDI, CDD, Freelance, Franchisé,... Notre cabinet propose des aventures professionnelles adaptées aux perspectives et aux ambitions de chacun.