Assistant du secrétariat général de direction (H/F) MAIRIE

Dans le cadre de l'installation du nouvel exécutif, la collectivité adapte ses moyens humains pour répondre aux nouvelles exigences de fonctionnement. Afin de garantir un accompagnement permanent de l'exécutif et la continuité des missions auprès de la Direction Générale des Services (DGS), la collectivité souhaite renforcer le secrétariat général en recrutant un second assistant pour créer un binôme polyvalent en incluant les besoins du secrétariat du Maire.
Missions :
Sous l'autorité hiérarchique du Maire et du DGS, vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle de l'exécutif. L'organisation en binôme permet une répartition des tâches principales tout en garantissant une capacité de remplacement mutuel permanent.
ASSISTANCE DE L'EXECUTIF :
- Gestion d'agenda : Planification des rendez-vous, permanences, déplacements et suivi des invitations, inaugurations, cérémonies, ...
- Suivi des délégations métropolitaines : Préparation des dossiers spécifiques et coordination des représentations dans les instances.
- Relations avec les administrés : Gestion et suivi des demandes quotidiennes, prise de rendez-vous pour les permanences et orientation vers les élus compétents.
ASSISTANCE A LA DIRECTION GÉNÉRALE :
- Organisation et suivi des instances : Préparation, planification et suivi du Conseil Municipal, du Bureau Municipal et des réunions de responsables (CODIR/EDIR).
- Secrétariat administratif : Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et délibérations.
- Gestion des flux : Traitement des boîtes mails institutionnelles, gestion du courrier entrant/sortant et suivi du circuit des parapheurs
MISSIONS DIVERSES :
- Gestion des archives du service et de la collectivité
- Tenue des registres des délibérations et décisions municipales et des arrêtés
- Dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité
- Organisation et suivi des astreintes des élus ;
- Gestion et suivi des autorisations de stationnement des taxis ;
- Organisation, planification et suivi de réunions diverses (comité de suivi des carrières, .).
Profil recherché :
- Formation et expérience : Formation en gestion administrative, avec une expérience confirmée en collectivité territoriale.
- Savoir-faire :
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Excellentes capacités rédactionnelles et d'analyse.
- Connaissance approfondie du fonctionnement des collectivités (processus de décision, instances).
- Savoir-être :
- Discrétion absolue et respect des obligations de confidentialité.
- Grande disponibilité, réactivité et adaptabilité face aux imprévus.
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.
- Aptitude marquée pour le travail en équipe et l'entraide (esprit "binôme").
Rémunération et conditions de travail :
- Emploi permanent à temps complet 37h / semaine et 12 jours de RTT
- 25 jours de congés annuels
- Rémunération statutaire sur le grade de rédacteur
- Prime annuelle (selon statut) + RIFSEEP
- Accès au restaurant municipal
- Adhésion non obligatoire (25 €/an) à l'Association du Personnel Communal (Noël des enfants, billetterie, sorties, .)
- Adhésion au Centre National d'Action Sociale (CNAS)
Les candidats intéressés doivent adresser leur candidature (lettre de motivation, curriculum vitae et le dernier arrêté de position administrative à jour) pour le 3 septembre au plus tard.