ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) PRODVOCATION

1. Mission principale
L'Assistante de Direction assure le soutien administratif et organisationnel du dirigeant ou d'une équipe de direction. Elle contribue à l'optimisation de la gestion des activités et garantit un fonctionnement fluide et efficace de la direction.
2. Responsabilités et activités principales
Gestion administrative et organisationnelle :
- Assurer la gestion des agendas et organiser les rendez-vous et déplacements professionnels
- Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels entrants et sortants
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels (rapports, comptes rendus, présentations, etc.)
- Assurer la gestion documentaire et le classement des dossiers physiques et numériques
- Rédiger les plannings des alternants
Coordination et communication interne/externe :
- Assurer l'interface entre la direction et les différents interlocuteurs (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, institutions...)
- Organiser les réunions, préparer les supports et rédiger les comptes rendus
- Assister à certaines réunions et représenter la direction en cas de besoin
- Suivre les actions décidées et en assurer le reporting
Support en gestion de projet :
- Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques
- Collecter, analyser et synthétiser les informations nécessaires à la prise de décision
- Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord
Supervision des locaux :
- Veiller à la bonne tenue des bureaux et à leur entretien
- Superviser les services de nettoyage et l'organisation des espaces de travail
3. Compétences et qualités requises
Compétences techniques :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook...)
- Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire
- Compétences en rédaction et en synthèse
- Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères (atout)
Savoir-être :
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Rigueur, organisation et gestion des priorités
- Esprit d'initiative et autonomie
- Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles
- Capacité d'adaptation et réactivité
- Sens du service et de la diplomatie
- Savoir anticiper les besoins du dirigeant
4. Formation et expérience
- Diplôme requis : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent
- Expérience professionnelle : Minimum 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire