Assistant de Direction (H/F) ADSEARCH

Description : Assistante d'équipes au sein d'un centre de compétence technique
Profil recherché
Diplômé(e) d'une formation en BAC+2/3, vous justifiez d'une expérience significative dans l'assistanat de managers et de collaborateurs dans un contexte technique.
Vous avez le sens du service et êtes doté(e) d'un bon relationnel pour travailler en équipe et avec les collaborateurs du périmètre.
Vous savez prioriser vos activités et gérer plusieurs sujets en parallèle.
Proactif(ve), vous savez faire preuve d'initiatives et d'anticipation pour prendre en charge des missions d'assistanat à forte valeur ajoutée de manière à décharger les managers.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre autonomie et votre dynamisme.
Vous maitrisez les outils informatiques (Pack Office : Word, Excel, Powerpoint) et les outils de communication (Jabber, Outlook)
La maîtrise de l'anglais serait un plus.
Mission
Au sein du centre de compétence technique, les missions pouvant être confiées à l'assistant(e) d'équipe sont les suivantes :

• Planifier et organiser les réunions internes, les séminaires
  • Invitations, réservation de salles, commande des prestations
• Organiser la venue de visiteurs
  • Avis de visite, accueil
• Préparer l'arrivée, accueillir et accompagner le parcours d'intégration des nouveaux arrivants
• Organiser les missions en France ou à l'international (Concur),
  • Réservation des transports et hébergement
  • Demandes de visas si besoin
• Traiter les notes de frais,
• Suivre les imputations des heures de l'équipe chaque fin de mois (SAP)
• Tenir à jour les plans d'occupation des bureaux par l'équipe,
• Contribuer à la qualité de vie au travail en veillant à l'environnement de travail (plateau tertiaire, salles de réunion) et au bon fonctionnement des matériels
  • Établir les demandes d'interventions (Looma pour les services généraux, KISS pour l'informatique)
• Organiser les déménagements (planification, listing, affichage, …)
• Mettre à jour et diffuser les documents d'organisation (notes de nominations, organigrammes)
• Apporter du support aux autres assistant(e)s de l'équipe assistanat pendant les absences.

Tâches : ordres de missions et de voyages à réserver, et de demandes d'achat sur SAP. Organisation de réunion, agendas de directeurs à gérer.
Profil recherché : 5 ans d'expérience similaire auprès de directeurs, VP, voir membres du COMEX...
Compétences recherchées : maîtrise du pack Office. SAP / CONCUR serait un plus.
Anglais courant obligatoire
Salaire : 40K - 55K selon profil
Horaires de travail
Non Cadre - Base Horaire Mensuelle 151,67h
Nombre d'heures : 35

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