Secrétaire au sein du pôle ERCOS de l'UTBM (H/F) UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE DE BELFORT-MON

L'UTBM est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche
(établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, EPCSCP),
reconnu pour son excellence académique et son engagement envers l'innovation
technologique, la diversité et la responsabilité sociétale. Nous recherchons des talents
qui partagent nos valeurs et souhaitent contribuer à façonner l'avenir dans un
environnement stimulant et inclusif.
Le/la secrétaire d'équipe est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du responsable du pôle
ERCOS.
Il/elle travaille en lien fonctionnel avec les enseignants-chercheurs, chercheurs, ingénieurs,
ainsi qu'avec les services administratifs, financiers et ressources humaines de l'UTBM.
VOS MISSIONS PRINCIPALES :
Le/la secrétaire d'équipe assure un appui polyvalent administratif, logistique, financier et organisationnel au sein du pôle ERCOS du laboratoire ELLIADD.
Dans ce cadre, il/elle est chargé(e) notamment de :
- Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du pôle ERCOS et réaliser des actes administratifs dans le respect des règles, procédures et techniques en vigueur au sein de l'établissement.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (personnels, usagers, partenaires institutionnels et scientifiques).
- Assurer le soutien logistique du pôle (gestion des locaux, matériels, fournitures) et l'organisation des manifestations scientifiques (réunions, séminaires, colloques, conférences, visites, festivales).
- Alimenter des tableaux de bord et réaliser des extractions dans les systèmes d'information administratifs, financiers et ressources humaines.
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données nécessaires à la gestion administrative et scientifique du pôle.
- Instruire les dossiers administratifs en vérifiant leur régularité juridique, administrative et fi nancière.
- Participer à la gestion administrative, fi nancière et/ou des ressources humaines du pôle ERCOS en appliquant les procédures de l'établissement.
- Assurer le suivi financier du pôle ERCOS (budget, EOTP, fonctionnement et investissement)
- Répondre aux demandes d'information des services internes de l'UTBM ainsi qu'aux sollicitations externes.
- Sélectionner, traiter et diffuser l'information en interne et en externe via les supports de communication institutionnels (site ERCOS, site ELLIADD, LinkedIn, etc.).
- Assurer la gestion administrative des P2I en lien avec le FISE Mécanique et Ergonomie.
- Assurer la gestion du matériel (entrées et sorties) de la plateforme ESPACE ERCOS.
- Contribuer au suivi administratif et organisationnel des activités et projets du pôle ERCOS
VOTRE PROFIL :
- De formation en secrétariat, assistanat de Direction, gestion administrative ou équivalent.
- Expérience exigée 1 an minimum.
- La maîtrise de l'anglais constitue un atout.
ENVIRONNEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL
- Environnement universitaire et scientifique au sein de l'UTBM
- Travail en interaction avec des équipes de recherche pluridisciplinaires
- Participation ponctuelle à des événements scientifiques
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES ATTENDUES
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Esprit d'initiative et autonomie
- Capacité d'adaptation à un environnement évolutif
- Sens du service et du travail en équipe
Type de contrat : CDD - contrat de RECHERCHE d'un an renouvelable
Vacance du poste : À pourvoir début septembre 2026
Salaire mensuel brut : 1 954€ brut mensuel
Durée hebdomadaire de travail : 37h30 - 50 jours de congés payés annuels
Localisation principale : Site de Montbéliard
Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) à :
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Date limite de dépôt des candidatures : 19/07/2026