Chef.fe de bureau vie associative et communication (H/F) AGIR SOIGNER EDUQUER INCLURE

Vous exercerez vos fonctions depuis le siège social de l'ASEI, situé à Ramonville, au cœur de l'agglomération toulousaine. Il rassemble six directions placées sous l'autorité de la Directrice Générale et assure des missions de pilotage stratégique, de soutien opérationnel et de coordination pour l'ensemble des établissements et services de l'association.
Description du poste :
Vos missions sont assurées en lien direct avec la directrice générale :
Vie statutaire et gouvernance associative
Gérer et suivre l'organisation des instances associatives :
- Préparer les réunions du Bureau, du Conseil d'administration, de l'Assemblée générale (calendrier, ordres du jour, participation, rédaction des comptes-rendus, partage des relevés de décisions)
- Produire les supports associés (notes de synthèse, présentations, documents préparatoires, etc.) en lien avec les directions concernées et s'assurer de leur mise en ligne en amont et en aval des réunions
- Organiser les commissions permanentes : élaboration des ordres du jour, participation aux séances, rédaction des relevés de décisions
Veiller au bon fonctionnement de l'association sur votre périmètre de responsabilités :
- Suivre les adhésions, les renouvellements et la gestion des cotisations des adhérents, en lien avec la direction des finances
- Suivre les déclarations volontaires de liens d'intérêt et les attestations d'honorabilité des administrateurs
- Organiser la participation des administrateurs aux différentes événements auxquels ils peuvent participer ou être invités par l'ASEI (séminaire, etc.)
- Assurer la mise à jour de l'espace internet dédié aux administrateurs (documents, convocations, etc.) et la bonne communication des informations
Organiser et animer la dynamique participative de l'association :
- Assurer la préparation et le suivi des élections des administrateurs
- Coordonner les conférences des parties prenantes (CPP/anciennement dénommé Comité d'Animation et de promotion CAP) avec les directeurs de bassin et les administrateurs référents (1 réunion annuelle par bassin)
- Préparer les élections CPP et CVS (en lien avec la direction Qualité)
- Organiser le renouvellement des présidences des CPP (tous les 5 ans)
- Suivre les adhésions et les représentations de l'ASEI auprès d'autres personnes morales
- Assurer les envois réglementaires annuels aux interlocuteurs concernés
Suivi des entités satellites : Fonds de dotation, ASEI sports, Adom'Easy'l
Assurer la veille institutionnelle des structures satellites créées par l'ASEI :
- Veiller au respect des statuts, à la régularité des mandats et aux obligations réglementaires
- Accompagner l'organisation de leurs réunions, la rédaction des ordres du jour et les démarches administratives (création ou dissolution)
- Réaliser les envois réglementaires nécessaires
Support administratif et communication
- Assurer le lien avec l'ensemble des directions du siège
- Préparer et mettre en forme le rapport d'activité du siège social en lien avec les directions du siège social
- Être force de proposition sur son domaine d'activité
- Alerter la directrice générale de tout évènement pouvant impacter la Présidente ou la Directrice générale ou le fonctionnement des instances statutaires
- Participer à l'organisation d'actions et d'évènements associatifs : envoyer les invitations, être un support logistique si besoin
- Participer occasionnellement aux réunions de l'équipe DICORP
Assurer le binôme de l'assistante de la Directrice Générale en son absence :
- Gérer l'agenda, les déplacements et les dossiers de réunion
- Gérer les appels téléphoniques
Participer aux réunions de coordination assistantes siège & bassins