Assistant de gestion (H/F) NEOTOA

A l'aise avec les tâches administratives et le suivi rigoureux que cela suppose ?
Orienté(e) service, vous avez à coeur de répondre aux sollicitations et de satisfaire vos clients, qu'ils soient internes ou externes ?
Ce poste est fait pour vous !
Nous recherchons au sein du pôle Organisation et Environnement de Travail, pôle support aux collaborateurs dans leurs besoins quotidiens, un.e Assistant.e de Gestion dans le cadre d'un remplacement. Vous jouez un rôle essentiel dans le maintien des conditions de travail de qualité pour nos collaborateurs.
Vous coordonnez ainsi les prestataires et le suivi des moyens matériels, logistiques et techniques nécessaires au bon fonctionnement des espaces de travail.
Vous rejoignez une équipe composée de 5 personnes dans une ambiance conviviale où la notion de solidarité est le maître mot.
Plus en détail vos missions sont les suivantes :
1- Traitement du courrier et gestion postale :
o Réceptionner le courrier entrant
o Assurer le tri et la distribution des courriers en respectant le devoir de confidentialité des informations sensibles
o Préparer les envois (recommandés, colis)
o Gérer les relations avec les prestataires en charge de la collecte et de l'affranchissement du courrier sortant
2-Gestion des espaces de travail :
o Garantir la tenue des espaces, le bon entretien et le maintien du niveau d'équipement (territoires d'équipes, salles de réunion, espaces collaboratifs)
o Prendre en charge la gestion des approvisionnements : le stockage, la mise à disposition des fournitures et des consommables sur le périmètre du Siège Social
3-Suivi des services aux occupants :
o Réceptionner puis traiter ou orienter les demandes des collaborateurs (à l'accueil du pôle ou via la boîte mail de service)
o Être le relais pour le suivi des interventions (maintenance, nettoyage, mobilier.)
o Vérifier la qualité des interventions et effectuer le reporting en interne et externe
o Contribuer à la sensibilisation des collaborateurs aux bonnes pratiques (propreté, sécurité incendie, écogestes)
En complément de ces activités, vous pouvez être amenés à intervenir sur la gestion de la communication tant à l'interne qu'à l'externe, tenir à jour des bases de données du pôles ou rédiger des procédures simples notamment.
Et si c'était vous ?
Titulaire d'un Bac type BTS ou DUT Support à l'Action Managériale, BTS Gestion de la PME ou équivalent, vous justifiez d'une première expérience similaire, alternance comprise.
A l'aise avec les outils informatiques, vous ne craignez pas l'utilisation d'un panel large de logiciels et savez vous familiariser rapidement avec ceux-ci.
Vous disposez d'une aisance tant en matière de communication orale qu'écrite.
Réactif(ve) vous accordez une importance particulière à la qualité de service et à la satisfaction de vos interlocuteurs.
Outre votre réactivité et le sens du service demandé, vous savez vous montrer ferme lorsque vous n'êtes pas en mesure de répondre favorablement aux demandes. Le tout en sachant adapté votre discours selon la cible visée.
Modalités du poste :
- Type de poste : CDD à compter de septembre 2026 - à terme imprécis
- Temps plein (38h45 / RTT) - statut agent de maîtrise