Agent d'accueil et de secrétariat (H/F) Recruteur partenaire

Environnement :
Sous la responsabilité de la Directrice d'unité de gestion, l'assistant (e) d'accueil et de secrétariat réalise les opérations de
gestion courante au sein de la résidence universitaire Rachel Carson du campus de l'Ensat, qui comprend 120 logements
étudiants et 4 studios d'hôtes. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité
hébergement. Il-Elle travaille en étroite collaboration avec l'équipe technique de l'unité de gestion.
Missions principales du poste :
- Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers : étudiants et partenaires extérieurs,
- Assure la gestion locative des logements : Gestion des arrivées et départs, suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle de la directrice d'unité de gestion, en lien avec le service logement et le service scolarité de l'Ensat,
- Assure les contrôles demandés à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (vérification de l'identité et de la
qualité d'étudiant, respect de la durée du séjour, tarif appliqué, dossier complet, .),
- Gère les réservations des logements étudiants et des studios d'hôtes (planning de réservation courts et longs séjours), assure la remise et la restitution des clés et badges d'accès,
- Veille au respect du règlement intérieur,
- Traite les états des lieux d'entrée et de sortie,
- Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestation de résidence, quittances.),
- Prépare les documents demandés par la CAF et les organismes partenaires (Action logement, Visale),
- Etablit les devis, réceptionne les bons de commandes des universités et des différents organismes,
- Constate les prestations de dégradations et prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion,
- Encaisse les redevances, loyers, taxes de séjour et autres prestations,
- Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux,
- Planifie le nettoyage des studios d'hôtes et les besoins de remise en état estivale des logements étudiants,
- Elabore des documents administratifs (courrier, affiches, tableaux, .),
- Assure le classement et l'archivage des documents,
- Enregistre les demandes de réparations et en suit la réalisation avec l'équipe technique,
- Effectue les demandes d'intervention, accueil les entreprises et suit la réalisation des travaux et prestations,
- Participe à la sécurité des personnes et des biens
Coordination de la vie en résidence :
- Veille au bien-être et facilite la vie des résidents,
- Gère les situations d'urgence,
- Alerte dans le cadre de ses fonctions, la directrice d'unité de gestion ou de site, en cas de comportement anormal
Conditions particulières d'exercice
- Présence en horaires décalés (du lundi au jeudi : 8h00-12h / 15h30-19h10 - le vendredi : 8h00-12h00/13h00-
16h40) en fonction des activités,
- Accueil des arrivées de rentrée universitaire : une journée de travail le week-end fin août - samedi ou
dimanche.
Compétences opérationnelles
- Avoir un BAC+2 avec expérience souhaitée ou BAC avec expérience exigée.
- Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite,
- Connaissance des techniques d'accueil,
- Aisance avec les outils informatiques,
- Aisance avec l'anglais,
- Connaissance des types de réponses adaptées aux différentes situations rencontrées,
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
Compétences comportementales
- Sens du service public,
- Autonomie,
- Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu,
- Sens du relationnel, du dialogue et de l'écoute,
- Savoir rendre compte,
- Qualité d'analyse et de prise d'initiatives,
- Rigueur, organisation et réactivité
CDD 50% jusqu'au 24/07/2026 - 100% du 27/07/2026 au 13/11/2026 : du lundi au vendredi (horaires aménageables)
A pourvoir dès que possible
Rémunération : SMIC
Contribution à la mutuelle
Remboursement d'une partie des frais de transport