Assistant administratif (H/F) ECOLE NATIONALE SUPERIEURE MARITIME

Placé(e) sous l'autorité du/de la Directeur/trice de site, l'assistant(e) de direction est amené(e) à travailler avec l'ensemble des services du site et les étudiants.
Vos missions :
1. Gestion administrative et logistique
Suivi administratif : * Rédaction, préparation et diffusion de documents (notes de service, procédures, comptes-rendus, conventions, attestations) en respectant la charte graphique et les règles administratives.
Accueil et organisation : * Gestion des agendas, prise de rendez-vous, planification de réunions (Aurion, Outlook), tri et diffusion des informations (courriers, messageries, appels).
Gestion des achats et déplacements :
* Établissement et suivi des demandes d'achat (portail dédié).
* Organisation des déplacements (ordres de mission, réservations, notes de frais).
Coordination avec les prestataires : * Suivi des échanges avec les prestataires (ménage, accueil, restauration).
Gestion des dossiers étudiants et enseignants :
* Préparation des entretiens professionnels annuels.
* Organisation des embarquements des élèves (planification, formalités administratives, réservations).
* Coordination des équipages promotionnels et représentation étudiante lors d'événements.
2. Organisation d'événements et intégration territoriale
Logistique événementielle : * Pilotage de l'organisation d'événements (colloques, JPO, etc.) en collaboration avec l'équipe technique.
Gestion des locations de salles : * Accueil et coordination avec les organismes externes, interlocutrice privilégiée dans la préparation des évènements avec l'assistant de prévention
Développement de partenariats : Participation à des événements régionaux et nationaux (forums, expositions, colloques).
Animation de la vie du site : * Proposition et organisation d'activités de cohésion pour le site havrais (préparations
et réalisation des visites du site, support à la mise en œuvre de partenariats, participation ENSM à des évènements régionaux (forums étudiants, expositions, colloques, .))
3. Référent vie étudiante
Représentation institutionnelle : * Participation à des groupes de travail liés à la vie étudiante.
Soutien aux associations étudiantes : * Accompagnement des associations (Bural, BDS, Hydro Sailing Team, Chorale).
Relais d'information : * Diffusion des événements étudiants et orientation des demandes en collaboration avec le Bureau des Études et Formations (BEF) - Relais entre les étudiants, la direction et les équipes pédagogiques.