Assistant de gestion H/F Aquila RH

Aquila RH' Montpellier Sud, agence d'intérim spécialisée dans les métiers du bâtiment, recherche activement pour son client un(e) Assistant(e) d'agence (H/F) et expérimenté(e) pour une mission intérimaire dynamique et enrichissante.

Bénéfices offerts par Aquila RH' Montpellier Sud :

- Acomptes 2 fois par semaine les mardis et jeudis

- 10% d'indemnité de fin de mission

- 10% d'indemnité congés payés

- Accès à notre partenaire Couleur CE dès la 1ère heure de mission (billetterie, parcs et loisirs, art et culture…)

- Bénéficiez d'une mutuelle d'entreprise et d'un accès au FASTT : accédez à des formations, des réductions sur vos locations de voiture, un accès prioritaire aux gardes d'enfant…

Vos missions

Sous la responsabilité de la Direction de l'agence, vous assurez le soutien administratif, organisationnel et opérationnel de l'agence, avec une forte implication dans le développement commercial, le suivi des projets et des chantiers.

Véritable bras droit du Responsable d'Agence, vous participerez activement au développement de l'activité et au pilotage quotidien de la structure en termes de :

Support à l'agence :

- Assurer la gestion de l'agenda, des rendez-vous, réunions et déplacements de la direction et de l'équipe commerciale

- Traiter les appels, courriers et emails en lien avec les partenaires, clients et fournisseurs

- Assurer la gestion des besoins de l'agence en termes de matériel (fournitures, consommables, gestion de commandes spécifiques …)

- Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des documents

Support au développement commercial :

- Assurer la prospection téléphonique et participer ainsi au développement de l'agence en prenant des RDV auprès d'interlocuteurs

- Participer à l'élaboration d'actions commerciales opérationnelles

- Administrer l'ensemble de la relation commerciale (accueil téléphonique, correspondances, suivi devis, validation commande, mails ...)

Gestion administrative de l'activité commerciale :

- Participer au suivi administratif des appels d'offres (veille, préparation des dossiers, dépôt)

- Gérer les documents administratifs liés aux chantiers (plans, contrats, PPSPS, attestations, gestion administrative déchets amiantes etc.)

- Valider les commandes clients

- Gérer la facturation clients

- Suivre la facturation fournisseurs

- Assurer le lien avec le conducteur de travaux

- Suivre les tableaux de bord de chantier (budgets, plannings, échéances)

- Saisir et suivre les informations de production sur notre tableau de pilotage

Gestion de la comptabilité agence

- Suivre les règlements clients

- Appui à la gestion Comptabilité

- Être un élément moteur en termes de relance facturation

- Gérer les notes de frais

Tâches complémentaires :

- Appui à la gestion RH (suivi des heures, dossiers du personnel, visites médicales, etc.)

- Participation à l'organisation des réunions internes et événements d'entreprise

- Préparer des reportings réguliers pour la direction

Pré-requis

- Formation Bac +2/+3 type BTS Assistant de Direction, DUT GEA, Licence pro métiers du BTP ou équivalent, vous bénéficiez d'une expérience de 5 ans minimum à un poste similaire.

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

- Une bonne connaissance des procédures administratives et de gestion dans le secteur du BTP serait un réel atout.

Profil recherché

- Compétences organisationnelles et grande rigueur

- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles

- Autonomie, proactivité et capacité à gérer les priorités

Informations complémentaires

Type de contrat : Intérim

Temps de travail : Temps plein

Recrutement en intérim, CDD et CDI de profils principalement CAP à Bac+2 dans les domaines du BTP du Transport & de la Logistique, de l'Industrie & de la Maintenance et du Tertiaire & des Services