Assistante de direction (F/H) Sopratec Vincennes

Rattachée à la direction du service, l'assistante de direction contribue au bon fonctionnement quotidien du service et assure un rôle d'appui administratif, d'organisation et d'accueil auprès de la direction et des usagers.
Missions principales qui vous seront confiées :
1. Accueil et accompagnement du public
-Accueillir, informer et orienter les usagers (physiquement et par téléphone)
-Identifier les demandes et apporter un premier niveau de réponse
-Assurer une relation de qualité avec le public, dans le respect des procédures internes
-Gérer les situations nécessitant écoute, diplomatie et discrétion
-Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents
2. Assistance administrative de direction
-Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous de la direction
-Préparer les réunions (convocations, documents, comptes rendus)
-Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, tableaux de suivi et documents administratifs
-Assurer le classement et l'archivage des dossiers
-Suivre les courriers entrants et sortants
-Participer à la préparation de dossiers administratifs
3. Gestion et suivi des dossiers
-Mettre à jour les bases de données et outils de suivi
-Assurer le traitement administratif des demandes reçues
-Contrôler la conformité des documents transmis
-Effectuer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés
-Participer à l'amélioration des procédures d'accueil et de gestion administrative
4. Appui au fonctionnement du service
-Assurer la circulation de l'information entre les différents interlocuteurs
-Participer à la coordination des activités du service
-Contribuer à la continuité de l'accueil en cas de besoin
-Respecter la confidentialité des informations traitées

-Formation administrative (type Bac à Bac+2) appréciée
-Expérience en assistanat administratif, accueil ou relation usagers souhaitée
-Une expérience en collectivité, administration ou structure accueillant du public serait un plus
Compétences requises :
Savoirs
-Maîtrise des techniques d'accueil du public
-Connaissance des procédures administratives courantes
-Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), capacités rédactionnelles et bonne expression orale
Savoir-faire
-Organiser, prioriser les tâches et gérer plusieurs demandes simultanément
-Rédiger des documents administratif, utiliser des outils de suivi et de gestion documentaire
-Adapter son discours selon les interlocuteurs
Savoir-être
-Sens du service public et de l'accueil
-Aisance relationnelle, esprit d'équipe, réactivité et capacité d'adaptation
-Discrétion et respect de la confidentialité, rigueur et organisation
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Nous valorisons l'accessibilité de nos offres à tous profils et véhiculons avec force les valeurs d'égalité, d'équité et de diversité dans nos procédures de recrutement.
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SOPRATEC, spécialiste du recrutement de métiers techniques, a de nombreux postes à pourvoir en CDI, CDD ou intérim.