Agent d'accueil, administratif et logistique H/F (H/F) CTE NAT ACCUEIL ACTIONS REUN EN MOBILITE

Le Comité National d'Accueil et d'Actions pour les Réunionnais en Mobilité (CNARM) est une association dédiée à l'accompagnement des Réunionnais dans leur projet de mobilité professionnelle. Afin d'assurer un accueil de qualité et de fluidifier les déplacements nécessaires aux missions de l'association, le CNARM renforce son équipe avec un poste allié accueil, orientation et transport des bénéficiaires et partenaires. Dans un contexte d'optimisation de l'organisation et d'amélioration continue des services proposés, ce poste joue un rôle clé dans la première interaction avec le public et dans la gestion des déplacements liés aux activités de l'association.
MISSIONS :
L'agent d'accueil, administratif et logistique H/F assure l'accueil, l'information et l'orientation des candidats, à distance comme au sein de l'agence, en veillant à garantir une prise de contact professionnelle, bienveillante et conforme aux exigences de qualité de service de l'association.
Il/Elle contribue à la gestion administrative des parcours des bénéficiaires suivis par l'agence de Lyon, notamment par le traitement des dossiers, la mise à jour des informations dans les outils dédiés et le suivi des prestations mobilisées dans le cadre de la mobilité.
L'Agent administratif et d'accueil participe également à la coordination logistique de l'agence et des logements conventionnés. À ce titre, il/Elle veille aux bonnes conditions d'installation des candidats et au bon fonctionnement des moyens matériels nécessaires à l'activité, en lien avec les prestataires et partenaires concernés.
ACTIVITES ESSENTIELLES
- Assurer le standard téléphonique de l'agence de Lyon (réception, orientation, transmission des appels).
- Accueillir physiquement les candidats au sein de l'agence et assurer leur orientation vers les interlocuteurs
compétents.
- Contacter les candidats en amont de leur arrivée en métropole afin de leur transmettre les informations
nécessaires à l'organisation de leur accueil (modalités d'arrivée, logement, premiers rendez-vous).
- Contacter les candidats arrivés en métropole sans accueil physique du CNARM afin de s'assurer de leur bonne
installation.
- Accompagner les candidats dans le cadre de leur mobilité (aéroport, gare), en s'appuyant sur les informations
enregistrées dans le logiciel de gestion.
- Assurer la mise en logement des candidats et veiller aux bonnes conditions d'installation.
- Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie des logements conventionnés.
- Traiter et suivre les factures et prestations liées aux candidats (hébergement, transport, aides mobilisées).
- Saisir, mettre à jour et fiabiliser les données dans le logiciel de gestion du CNARM.
- Classer et archiver les documents administratifs.
- Assurer la gestion logistique de l'agence et des logements conventionnés, incluant l'approvisionnement en
fournitures, le suivi du matériel, la petite maintenance ainsi que la coordination et le suivi des interventions des
prestataires externes (entretien, ménage, équipements).
- Veiller au bon fonctionnement général des équipements et espaces de l'agence.
- Assurer la continuité de service en l'absence d'autres agents.
- Effectuer toute autre tâche en lien avec l'activité de l'association, en fonction des besoins du service et des priorités
définies par la hiérarchie.
COMPETENCES ET SAVOIR-FAIRE :
- Être disponible et à l'écoute ;
- Travailler en horaires décalés et possibilité en week-end ;
- Avoir l'esprit logique, analytique et méthodique ;
- Être rigoureux et organisé ;
- Maîtriser les outils informatiques ;
- Conduire avec calme et sécurité ;
- Aisance relationnelle et aptitude au travail en équipe.
PROFIL :
- Mobile
- Expérience souhaitée sur un poste administratif et/ou d'accueil, idéalement acquise au sein d'une structure associative ou
d'accompagnement des publics.