Assistant(e) de direction Groupe PIMENT

Ce rôle est clé pour fluidifier la transmission d'informations en interne, garantir la qualité du reporting et optimiser les processus administratifs au sein de l'entreprise. L'assistante de direction sera un soutien pour la PDG et le Comité de direction, tout en apportant du support et de l'écoute aux responsables d'équipes du siège ou d'agence sur des points administratifs ou opérationnels.
Missions principales
1. Support au Comité de Direction

• Assistance opérationnelle : Gestion des agendas, organisation des réunions (préparation des dossiers, comptes-rendus, suivi des actions), réservations pour les déplacements professionnels.
• Coordination interne : Interface entre les membres du Comité de Direction et les services internes.
• Communication : Rédaction de notes et présentations pour la Présidente et le Comité Direction.

2. Reporting et suivi administratif

• Reporting régulier : Élaboration de tableaux de bord commerciaux et opérationnels, des calculs de primes, synthèses et rapports d'activité pour la Présidente et le Comité Direction.
• Suivi des projets transverses : Coordination des travaux d'embellissement sur les différentes agences et services, garantie du respect des délais. Des projets comme le suivi des actions pour améliorer le bilan carbone pour la société peuvent faire partie des attributions par exemple.
• Gestion documentaire : Centralisation et archivage des documents stratégiques (comptes-rendus, contrats, etc.).
• Gestion de la RSE pour l'entreprise : Suivi du bilan carbone annuel et des actions en découlant ; mise en place du label EcoVadis pour le Groupe Piment
• Suivi des indicateurs Qualité : Mise en place du tableau de pilotage centralisé de la qualité

3. Responsabilité des achats et services généraux

• Commandes et approvisionnements : Gestion des achats de fournitures, services et équipements pour l'ensemble des agences et du siège.
• Négociation avec les fournisseurs : Recherche de prestataires, comparaison des offres et suivi des contrats.
• Budget : Suivi des dépenses liées aux services généraux et préparation du reporting mensuel avec la comptabilité.

4. Accompagnement des agences

• Liaison avec les responsables locaux : Point de contact central pour les questions administratives et logistiques.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé, PowerPoint, Word).
• Expérience en gestion administrative, reporting et coordination de projets.
• Aisance rédactionnelle et capacité à synthétiser l'information.
• Connaissance des processus d'achats et de la gestion budgétaire est un plus.

Qualités personnelles

• Discrétion et confidentialité : Manipulation d'informations sensibles avec professionnalisme.
• Relationnel et disponibilité : Aisance dans la communication avec tous les niveaux hiérarchiques. Réel sens du service. Personnalité lumineuse.
• Organisation et rigueur : Capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement dynamique. Résistance au stress.
• Autonomie, Adaptation et proactivité : Anticipation des besoins et proposition de solutions.

Expérience

• 10 ans+ d'expérience professionnelle dans des environnements de service souhaités
• 3 ans minimum en tant qu'assistante de direction, responsable d'équipe administrative ou responsable de projet
• Expérience dans un environnement multi-sites ou en soutien à une direction générale appréciée.

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