Assistant(e) de Direction (H/F) VANTIVE S.A.S.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction, pour une prise de poste en septembre 2026, chargé(e) de contribuer activement au bon fonctionnement du Comité de Direction (CODIR) et du Comité Opérationnel (COMOP), et d'accompagner la mise en œuvre de la stratégie de l'entreprise.
Véritable interface entre les équipes, la Direction et les partenaires internes et externes, vous participez à la coordination des activités, à la fluidité de la communication et à la performance globale du site, dans un environnement exigeant et stimulant.
Principales missions
Se positionne en interface des directions et des services comme interlocuteur reconnu favorisant la fluidité des relations et le confort de travail (pertinence de la diffusion et remontée des informations clés).
Réalise l'assistance de la Direction Générale :
Assure le secrétariat et la gestion administrative des dossiers confiés (préparation, mise à jour, diffusion et classement) dans le respect des règles en vigueur
Propose des actions d'amélioration du circuit documentaire
Organise les rendez-vous et anticipe les besoins de réservations et la mise en œuvre des actions nécessaires
Veille à recueillir et transmettre toute information interne utile à l'assistance au quotidien et à la coordination générale
Prépare, organise et participe, si nécessaire, à différentes réunions telles que Comité Opérationnel du site (COMOP), Réunions Usine :
Réalisation des ordres du jour
Recueil et compilation des informations nécessaires et parfois confidentielles en contrôlant la cohérence et la pertinence des éléments fournis
Prise de notes, propositions et mise en forme et diffusion des comptes rendus
Assure la préparation des réunions du Comité Social Economique (CSE) ainsi que le rôle de point de contact avec les élus
Apporte un soutien à l'organisation de manifestations, d'événements ou de réunions en interne ou en externe
Assure l'interface Direction Générale en interne et en externe :
Assure le rôle d'accueil (visiteurs Groupe / externes)
Assure un rôle de régulation à partir des contraintes du quotidien, gestion des horaires, problèmes locaux, implication dans de la gestion de crise de premier niveau
Contribue à la diffusion interne et externe des éléments de la politique générale et du projet de l'entreprise en s'assurant de la bonne circulation des informations descendantes
Facilite la fluidité des relations internes et de la diffusion d'une ambiance chaleureuse mais professionnelle en obtenant la motivation de tous les demandeurs de contacts avec la Direction et de tous les acteurs de l'entreprise
Assure le rôle d'interface auprès des instances officielles pour les enquêtes, contrôles.
Communication interne et digitale :
Participe à la création et au pilotage des événements communication du site (organisation, gestion des prestataires, déroulement, .)
Gère des actions communication spécifiques à des projets d'entreprise (sécurité, qualité, environnement, cohésion interne.).
Propose et crée des supports de communication interne dans le respect des règles Groupe
Assure la diffusion et l'affichage des différentes communications internes
Assure la mise à jour de l'Intranet / Ecrans de communication site / portails internes
Se tient informée des différentes évolutions d'outils
Gère et contrôle les budgets de la direction Générale (déplacements professionnels, notes de frais, réservation, cotisations, manifestations.).
Veille à la bonne gestion des espaces communs (vitrines produits, salles de réunions,.)
Pre Requis
Disponible pour une prise de poste début septembre 2026
BAC + 2/+4 avec expérience dans un environnement industriel international
Anglais professionnel ++
Maîtrise des logiciels de bureautique et idéalement des outils de création graphique
Doit faire preuve des qualités suivantes :
Excellente présentation
Amabilité
Autonomie
Sens des priorités
Méthode et Organisation