Assistant.e Administratif.ve de Direction H/F - Hostellerie de Levernois Relais & Châteaux

Qui sommes-nous ?

Nichée dans un écrin de verdure aux portes de la Bourgogne, l'Hostellerie de Levernois se situe à proximité de l'autoroute A6, à seulement 5mn en voiture du centre historique de Beaune et du vignoble de Bourgogne & ses climats reconnus patrimoine UNESCO.

Cet établissement plein de charme, conjugue adroitement tradition et modernité. Un élégant jardin et un parc de sept hectares s'ajoutent au caractère de cette demeure du XVIIIème siècle.

L'établissement offre 39 clés dont 7 Villas nichées au cœur du parc, un restaurant gastronomique, un restaurant bistronomique, une piscine ainsi qu'un Spa Sisley.

Au restaurant étoilé La Table de Levernois, le chef élabore une cuisine de passion, aux saveurs traditionnelles de Bourgogne en privilégiant les produits de saison en circuit court.

Le Bistrot du Bord de l'Eau propose une cuisine fraîche et gourmande, réinventée quotidiennement sur la base de produits du marché et des légumes issus de notre potager.

La deuxième maison du groupe, le Château Sainte Sabine est un Hôtel 5* Relais & Châteaux de 23 chambres et suites avec restaurant gastronomique situé à 35 minutes de Beaune et de Dijon, près de Pouilly en Auxois.

Pourquoi nous rejoindre ?

L'Hostellerie de Levernois est un Relais&Châteaux situé en Bourgogne, à 5mn en voiture du centre historique de Beaune.

Maison d'excellence et de charme dans un cadre bucolique, nous travaillons dans le respect et l'écoute de chacun pour apporter une expérience mémorable à nos clients et nos collaborateurs.

Nous vous proposons :

• De rejoindre une équipe dynamique au sein d'une maison emblématique.
• De vivre une expérience formatrice dans une entreprise à taille humaine.
• D'apporter votre savoir-faire, votre personnalité et votre sourire pour offrir à nos hôtes un moment d'évasion dans notre maison.

Dans le cadre de votre travail, vous serez amené.e à :

Assistance de direction & secrétariat exécutif

• Gérer l'agenda, les rendez-vous, réunions et arbitrages de planning

• Organiser les réunions internes et externes, rédiger les comptes-rendus et assurer le suivi des actions

• Préparer les dossiers, supports, courriers, notes et documents nécessaires aux rendez-vous de direction

• Assurer le traitement, le tri, le suivi et l'archivage des courriers, e-mails et documents sensibles

• Filtrer et prioriser les sollicitations internes et externes avec discernement

Gestion administrative polyvalente

• Assurer le suivi administratif de dossiers variés liés à l'activité de la Direction

• Gérer des démarches administratives complexes : assurances, contrats, formalités diverses

• Préparer, centraliser et suivre les documents nécessaires aux déclarations, échéances et obligations administratives

• Assurer le suivi des dossiers personnels ou professionnels confiés par la Direction avec la plus stricte confidentialité

• Rédiger, mettre en forme et contrôler divers documents administratifs, juridiques ou contractuels

• Assurer le classement, la structuration et la fiabilisation des documents administratifs physiques et numériques

• Garantir le respect des échéances, relances et obligations de suivi

Gestion de projets & suivi administratif de dossiers techniques

• Assurer le suivi administratif des dossiers de construction, rénovation ou maintenance (devis, assurances, courriers, pièces administratives, relances)

• Coordonner les échanges administratifs avec les intervenants externes (architectes, bureaux d'études, entreprises, assurances, administrations)

• Préparer les éléments nécessaires au pilotage et au suivi des décisions de Direction

Organisation personnelle & logistique de Direction

• Organiser les déplacements professionnels et personnels de la Direction (transports, hébergements, réservations, formalités)

• Assurer le suivi de dossiers privés ou confidentiels confiés par la Direction

• Anticiper les besoins d'organisation et assurer une exécution fluide des demandes, y compris urgentes ou imprévues

Coordination & support transverse

• Assurer un rôle de coordination administrative entre la Direction et les différents services

• Participer à l'amélioration continue des outils interne, procédures et méthodes d'organisation

• Apporter un soutien administratif agile sur tout sujet confié par la Direction

Vous pourrez également être sollicité(e) pour participer à des missions annexes en lien avec les besoins de la Direction.

Nous attendons de vous,
Vos savoirs - être :

• Sens absolu de la confidentialité et de la discrétion

• Très grande loyauté et fiabilité

• Polyvalence et forte capacité d'adaptation

• Excellente organisation et sens des priorités

• Rigueur, méthode et sens du détail

• Réactivité et capacité à gérer l'imprévu

• Autonomie et sens de l'initiative

• Diplomatie et excellent relationnel

• Capacité à gérer des sujets sensibles avec discernement

• Forte capacité d'anticipation

Vos savoirs - Faire :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

• Très bonne qualité rédactionnelle et orthographique

• Excellente communication orale et écrite

• Capacité à gérer simultanément des sujets variés et complexes

• Bonne compréhension des enjeux administratifs, contractuels et organisationnels

• Aisance dans le suivi de dossiers techniques et administratifs

• Anglais professionnel apprécié

Les petits + :

• Expérience confirmée sur un poste d'assistanat de direction, assistanat exécutif ou office management
• Expérience dans un environnement exigeant, nécessitant discrétion et polyvalence
• Une expérience dans l'hôtellerie haut de gamme, l'immobilier, la gestion patrimoniale, la construction ou les environnements entrepreneuriaux serait appréciée

Le salaire :

Votre salaire sera de 2700€ pour 39h hebdomadaire.

Vos avantages :

Le repas est fourni à chaque service travaillé.

Vous avez la possibilité d'être logé.e pendant la période d'essai.

Deux jours de congés hebdomadaires consécutifs, dans la mesure du possible.

A partir de trois mois d'ancienneté, vous recevrez la participation aux résultats de l'entreprise. Nous vous permettons également d'accéder à un PEE et un PERCOL.

Vous bénéficiez de réductions chez notre partenaire Lemon1, salle de sport sur Beaune.

Date d'embauche : Dès que possible

Si vous vous reconnaissez dans tout ou partie des éléments ci-dessus, envoyez-nous votre candidature !

« Rejoindre Relais & Châteaux, c'est profiter d'une opportunité unique d'élargir vos horizons tout en nourrissant votre talent.
Que vous souhaitiez construire une véritable carrière à nos côtés ou recherchiez un poste saisonnier, vous découvrirez des maisons de caractère, toutes unies par la défense de nos valeurs d'hospitalité, d'ancrage local et de partage.
Partez à la rencontre de nos équipes passionnées par le beau et le bon, qui font vibrer le cœur de chaque Relais & Châteaux. Embarquez à nos côtés pour un délicieux voyage et devenez vous aussi, acteur d'un monde plus humain ! . »

Philippe Gombert
Président, Relais & Châteaux